¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (3a parte)

(Este post tiene 2 capítulos anteriores, si quieres accedes al primero clicka aquí, y si quieres acceder al segundo,clicka aquí)

Ya tenemos a todo el equipo con su usuario de TRELLO, también hemos practicado con un tablero físico, y entendemos la filosofía de la metodología aplicada a nuestra forma de trabajar, por tanto ahora toca ponerse manos a la obra.

Realmente TRELLO es muy intuitivo y necesita poca formación, lo que si que se necesita es una manera de hacer, de todo el equipo para que no se desvíe la herramienta. Una de las cosas más importantes por ejemplo son:

• Definir claramente los títulos de las tarjetas (habitaciones) 
• Mantenimiento ("Limpieza") del tablero de forma periodica.
• Identificar quien si y quien no debe estar suscrito a una tarjeta.
• Etc.

Respecto a los ficheros adjuntos en TRELLO, comentar que permite adjuntar documentos que se encuentren en la nube como en Google Drive, Dropbox o otros. Es importante que estos ficheros adjuntos, se encuentren alojados en la nube, y con unos nombres que nos permitan identificarlos claramente. Esto es así por que estamos usando una herramienta open source (gratuita en buena parte) y no sabemos si puede ocurrir un incidente que provoque la perdida de nuestros datos. 

Lo que quedará en las tarjetas es un vinculo de acceso de estos ficheros alojados en la nube, para mayor seguridad.

Los Power-ups son herramientas propias de TRELLO muy útiles, por que nos permiten ver todas las tarjetas del tablero en forma de calendario, o bien hacer encuestas dentro de una tarjeta o (curioso pero efectivo) envejecer las tarjetas que más tiempo hace que están en el tablero ayudando así a su limpieza. Podéis encontrar estas utilidades en el menú derecho del tablero.

Respecto al voto, es interesante cuando tenemos que tomar una decisión en equipo sobre alguna tarea. Agiliza el proceso y permite democratizar y no paralizar el flujo de trabajo.
El calendario resulta util en tableros con infinidad de deadlines, y en forma calendario es más visual. Creo que en próximas actualizaciones podrán añadir utilidades como Diagramas de Gantt o bien gráficas Burndown (ya hablaremos de ellas cuando trate la metodologia SCRUM en un próximo post)

El propio TRELLO permite hacer copias de seguridad de nuestros tableros, pero desconozco hacia que otras aplicaciones podrían trasladarse estos ficheros copiados en versión TRELLO. Cuanto menos disponemos de esta opción como seguridad.

Interesante la opción de disponer de la versión mobil de TRELLO. Puedo decir después de usarla algo más de un año que es una herramienta muy usable, que es algo de agredecer cuando se trata de un mobil. En pocos pasos accedemos a nuestros tableros y tareas y podemos ver facilmente las novedades que se han producido y como nos afectan. La app la podemos encontrar tanto en Android como en version IOs (Iphone). Para los mas geeks existe la versión para reloj android, pero debéis disponer de un reloj con tecnología Android Wear (por ejemplo un sony smartwatch 2 no funciona)

Si lo que queremos es reportar sobre la evolución de cada unade las tarjetas de un tablero existen herramientas que podran servir para plasmar de un vistazo el tiempo dedicado en cada una de ellas.
Estamos hablando por ejemplo de Chartbreeze. Pagina web de pago pero de muy buenos resultados. Otra herramienta pero aún en fase beta es Chartsfortrello que permite graficas similares y sin coste.

Otra opción que tenemos es incluir iconos emojis , siempre utiles para expresar aquello que es complicado en palabras y dar un toque más simpático a nuestros mensajes. Para ello podemos utilzar esta web http://www.emoji-cheat-sheet.com/ . Solo hay que clickar en el apartado de TRELLO, copiar el icono emoji que queremos y aparecerá en nuestra tarjeta.

(En el proximo post y ultimo tratare de cerrar otros aspectos del uso de TRELLO esta vez centrandose en el ambito de los RRHH)

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (2a parte)

(si quieres ver la primera parte del post clicka aquí)

Una vez ya hemos analizado nuestros proyectos e incluso haber trabajado un KANBAN en un tablero fisico, estamos en condiciones de adentrarnos en TRELLO y empezar a trabajar en equipo con el.

Lo primero sera que todos los miembros del equipo creen su cuenta en TRELLO indicando su email y contraseña. Esta servirá para otras plataformas donde podemos utilizar TRELLO (Iphone, Android, Windows Mobile, etc).

Hecho el ejercicio de identificar los proyectos del equipo y plasmados en un Plan de Acción, podemos empezar a crear nuestro tablero virtual en TRELLO. Destacar que considero importante, identificar un líder en el equipo que marque pautas uso en el sistema de manera que exista una coherencia y orden los tableros de trabajo. Recordemos que el objetivo de hacer fluir los proyectos.

Me gusto la explicación que vi en un vídeo respecto a la filosofía de Trello, haciendo un paralelismo con una calle, una casa, y habitaciones. Estos son los niveles en los que puedes trabajar en TRELLO, donde la calle seria la Organización (entendido como un grupo de proyectos), una casa seria un tablero de KANBAN, y una habitación seria una lista.

Tu puedes estar invitado en una casa y entonces podrás ver todas las habitaciones de la casa, pero si quieres estar informado de todos los cambios que se producen en esa habitación te tienes o te tienen que suscribir. De alguna manera si estas suscrito estas responsabilizado a "limpiar" la habitación,en este caso de proyectos y de traspasar a otra habitación el caso.

En este vídeo podéis ver algunas de las principales posibilidades que nos ofrece TRELLO. En este caso concreto se presenta un proyecto que tiene diferentes listas definidas en función de la necesidad. Por defecto nos encontraremos las listas To do , Doing, y Done, que seria la formula más básica de gestionar un proyecto en diversas fases de flujo.

Pensad en vuestro proyecto por ejemplo en RRHH y elaborad diferentes listas (columnas) en función de las fases por las que pasa un proyecto.

Una vez creadas estas listas (columnas) ya podéis crear las etiquetas (tareas), a las que podéis asignar a diferentes miembros del equipo que consideréis que deben mantener esa tarjeta. Es posible que al pasar esa tarjeta otra lista (columna) se deba cambiar al subscriptor y se deba añadir otro de nuevo. Esto no quiere decir que otros miembros del grupo no puedan ver todo lo que contienen las tarjetas, pero el que esta suscrito recibe información si se produce un cambio.

Una tarjeta puede contener mucha información:

• Fecha de finalización prevista (deadline)
• Un fichero adjunto
• Comentarios (como si fueran emails o un chat)
• Una votación
• Un checklist
• Etiquetas de colores (que se pueden definir para por ejemplo identificar prioridades)

Aquí tenemos una etiqueta de ejemplo donde podemos ver toda la información que puede contener una tarjeta.

(Por ahora dejo aqui el post de hoy, y continuamos en la 3a parte con TRELLO)

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (1a parte)

Antes de entrar en materia, me gustaría dar cuatro pinceladas sobre que es un sistema KANBAN y de donde proviene por que ayudara a entender mejor a TRELLO.

KANBAN como podéis deducir es una palabra que proviene del japones (KAN visual BAN tablero o sello). Concretamente este sistema es un sistema del JIT, que quizás conozcáis mas por Just in Time.

Si hay que resumir de forma sintética, diría que se trata de conseguir que el proceso de fabricación fluya, y que pueda identificarse gráficamente donde se encuentra. EL JIT también se conoce por método Toyota y si bien se empezó a utilizar de forma masiva después de la segunda guerra mundial en Japón, sistemas similares ya se utilizaban la industria japonesa de principios del siglo pasado.

Después de trabajar en RRHH durante 5 años en una planta japonesa, otros 5 años en una empresa del sector de la automoción y otros 5 en una empresa de internet (con metodología SCRUM del que otro día hablare), poder disponer de forma gratuita de este software es un verdadero lujo, no solo por el método KANBAN en si, sino por que creo que aporta otras funcionalidades que pasare a detallaros. 

Antes de comenzar a usar TRELLO nos deberíamos hacer algunas preguntas previas:

¿Cómo hoy nos comunicamos y observamos el flujo de evolución de un proyectos?

¿Qué pretendemos mejorar en nuestro proceso de de trabajo en equipo?

Definir nuestro Plan de Acción como equipo: Proyectos definidos, responsables, plazos de entrega, etc.

¿Qué herramientas utilizamos hoy, para el seguimiento de los proyectos en equipo? ¿Reuniones, emails, software?

Por si mismo TRELLO no nos va a solucionar nuestros problemas de forma mágica, y quizás no sea la herramienta que necesitamos en función de nuestras características como equipo. Para mi la gran ventaja (y que veréis que repito en varias ocasiones), es sin duda, el reducir o casi eliminar cientos de emails para la gestión de equipos. Utilizamos los emails como gestión documental y después perdemos mucho tiempo en recuperar e hilvanar todas las comunicaciones, sin tener una visión global.

Nada sustituye las reuniones efectivas de seguimiento de los proyectos (ojo digo efectivas) . Herramientas como TRELLO, permiten agilizar el proceso y tener a todo el equipo alineado.

Espero sepan perdonarme mis ex colegas desarrolladores y scrum-masters de proyectos de ATRAPALO, pero la diferencia que aprecio entre un SCRUM y un método KANBAN es básicamente que el SCRUM funciona con sprints que inician y finalizan, mientras que el KANBAN siempre tiene procesos en marcha.

Antes de iniciarse con una herramienta como esta, es bueno hacer una pequeño demo controlada para ver toda la potencialidad del software y también definir como vamos a utilizar es sistema. Si asentamos bien las bases, evitaremos futuras  sorpresas y le sacaremos el máximo provecho.

Ejemplo de tablero KANBAN con Post-its

Quizás un buen inicio es crear un tablero físico de KANBAN y durante una semana mediante post-its ir haciendo exactamente los mismos pasos que haríamos con TRELLO. Evidentemente TRELLO nos permite hacer muchas más cosas, pero haciéndolo este inicio en papel y compartido con el equipo nos preparará para usar TRELLO.


Si hay que resumir TRELLO, diríamos que es un gestor de tareas para trabajo colaborativo en tableros estilo KANBAN. La herramienta es INTUITIVA, COLABORATIVA, OPEN SOURCE (gratuita en buena parte), y FLEXIBLE.

Para acceder a TRELLO, los usuarios del equipo tienen que registrarse, y esa misma cuenta podrá servir para ser usado tanto en el ordenador del trabajo como en nuestro smartphone (Iphone, Android, Windows Phone, etc). Al ser una herramienta compatible con Google te puedes registrar solamente indicando tu cuenta de Google o bien logándose (usuario y contraseña)

(Para un primer post creo que es suficiente. En el próximo entraré más en profundidad en la herramienta. Espero vuestros comentarios!!)

(IV) Jornada sobre Relaciones Laborales en un mundo globalizado. 03/10/14 (Santiago Soler. ADECCO). Palau de la Generalitat de Catalunya

Turno para Santiago Soler, Secretario General en ADECCO, y para explicarnos sus experiencias en materia de Códigos de Conducta.

Tan pronto reciba la presentación en Power Point, la colgare en el post, para compartirla.

Pero en este caso, el Codigo de Conducta de Adecco se puede consultar en la web  (clickar en el link), y pese tener solo 10 paginas, consiguen plasmar la esencia de los valores de la organización.

Numeros de ADECCO a nivel mundial:

• Esta presente en 60 países
• 30.000 personas en plantilla de ADECCO
• 650.000 personas trabajando en casa de clientes.
• 100.000 clientes
• 5.000 oficinas
• 4.400.000 personas solo en España vinculadas en algun momento con ADECCO

Lema:

Objetivo:

• Que la empresa sea solvente pese a los vaivenes sociales.

Valores Clave:

Principios de liderazgo:

(III) Jornada sobre Relaciones Laborales en un mundo globalizado. 03/10/14 (Salvador Garrido. Volkswagen). Palau de la Generalitat de Catalunya

El turno para el actual Director de RRHH y Organización de Volskwagen Audi, Salvador Garrido en la Jornada sobre las RRLL en el mundo globalizado era esperado por la audiencia, para conocer de primera mano la experiencia del grupo Volkswagen-Audi en materia de Congestión y coordinación de relaciones laborales a nivel multinacional.

Durante la presentación se apoyo en un powerpoint que espero disponer y colgar en el blog tan pronto disponga de el.

Datos de la empresa:

• 570.000 empleados
• 240 productos sumadas todas las marcas del grupo
• Marcas: VW, AUDI, DUCATI, SCANIA, PORSCHE, BENTLEY SEAT, MAN, SKODA, etc
• 2o grupo automovilístico mundial, detrás de TOYOTA.

Según Salvador Garrido, en el grupo Volkswagen-Audi, los representantes de los trabajadores y los representantes de la empresa trabajan juntos, basados en unas relaciones de CONFIANZA. Esta confianza la consiguen trabajando con un sistema de COGESTIÓN.

Trabajar con COGESTIÓN quizás hace que tardes mas en conseguir resultados por que ambas partes tienen que ponerse de acuerdo, y conseguir los objetivos, pero cuando lo consigues tienes a 350.000 empleados alineados.

La alta dirección de la empresa esta altamente concienciada con la COGESTIÓN y eso hace más sencillo alcanzar los objetivos marcados de inicio aunque el camino sea largo y dificultoso.

El objetivo es conseguir el BIENESTAR de todas las personas que componen el grupo. El bienestar en sentido amplio del termino.

Algunos de los hitos en materia de coordinación de la relaciones laborales del grupo son:

• 1990 Comité de Empresa Europeo
• 1999 Comité de Empresa Mundial
• 2002 Carta Social
• 2006 Acuerdo de relación sostenible con proveedores.
• 2009 "Carta de Relaciones Laborales"
• En este acuerdo se llegan a tratar aspectos como dos caras de una misma moneda:
• ESTABILIDAD LABORAL Vs COMPETITIVIDAD
• PARTICIPACIÓN Vs RESPONSABILIDAD
• Existe un compromiso de la representación social de no llegar a una huelga sin llegar a negociaciones previas.

THINK GLOBAL , ACT GLOBAL

• 2007 Llegaron a vender 1,6 millones de vehículos
• 2012 Bajan las ventas un 60%
• Pese a estos resultados la plantilla se mantiene en un 90% en buena parte por los acuerdos del 2009. Manteniendo el dialogo social en todo momento.
• 2013 Convenio de Empresa
• Estabilidad Social para los próximos 4 años
• Contención Salarial: 2 años de congelación y negociar el tercero y cuarto
• Gestión por objetivos: Crecimiento del variable para compensar el fijo.

Muestra de la implicación de la empresa en materia de dialogo social y del interés por alcanzar el bienestar de todos los miembros del equipo, se participa en los Best Place to Work con los siguientes resultados:

• 2012 Best Place to Work, posición entre 60 y 70
• 2013 10 puesto
• 2014 4o puesto + premio especial al liderazgo.

La consistencia les ha ayudado a alcanzar estos buenos resultados que demuestran el trabajo realizado en materia de Cogestión con todo el equipo.

(II) Jornada sobre Relaciones Laborales en un mundo globalizado. 03/10/14 (Prof. Salvador del Rey). Palau de la Generalitat de Catalunya

Siguiendo las ponencias de la Jornada toca el turno del catedrático de Derecho del Trabajo en la facultad de Derecho de ESADE, y socio del bufet Cuatrecasas. Salvador del Rey 

Es considerado uno de los 10 abogados laboralistas mas importantes del mundo según informe International Who is Who of Management Labor & Employment 2010, 

En su exposición se centra en tratar los Acuerdos Marcos Internacionales (AMIs) y los Códigos de Conducta (CDC).

Reflexión: El marco regulatorio internacional es uno de los grandes descuidados en los estudios universitarios, que si bien es tratado, no lo es suficiente dado el grado de implicación que conlleva después a las empresas multinacionales.

Existe un salto cualitativo importante desde el año 2000 en materia de regulación laboral internacional que viene dado por 3 aspectos:

• Desarrolo de Convenios de la OIT, que recobran importancia en paises desarrolados.
• Clausulas sociales en elementos juridicos privados, en claro aumento.
• La gestión internacional de los RRHH: Las headquarters tienen que valorar estos regimenes regulatorios internacionales. Tiempo atras las multinacionales estaban presentes en pocos paises y ahora estan presentes en muchisimos mas paises. Por otra parte, se han creado multinacionales PYME que  a diferencia de la multinacional clasica tienen estructuras mas reducidas, pero igualmente estan presentes en diversidad de paises. La correlación entre globalización y multinacionales esta resultando muy importante en materia laboral internacional.

La OIT marca pautas y normas, pero en la actualidad la influencia viene dada en mayor medida por los grandes grupos multinacionales.

ACUERDOS MARCOS INTERNACIONALES (AMIs)

El primero en firmarse fue en 1989 por DANONE. En 2001 Telefónica.

Ahora hay unos 125 que se han firmado en 25 años, que tampoco son tantos, y la duda se plantea si es un instrumento casi meramente europeo puesto que el 90% de las empresas que firmann estos acuerdos tienen un ambito basicamente europeo.

Alemania es el primer pais de Europa con mayor numero de AMIs, seguida de Francia. Alejados se encuentra Suecia y Holanda, y en un tercer grupo de empresas España.

Es dificil que un AMIs salga de Europa por que en los paises anglosajones, estos acuerdos son vistos como una intervención juridica y que les genera inseguridad frente a los representantes de los trabajadores.

Son acuerdos, instrumentos bilaterales, donde los contenidos tienen una base en la reglamentacion de relaciones laborales básica y con el paso del tiempo han ido incorporando otros aspectos como sería Prevención de Riesgos Laborales, Formación, Remuneración, distribución de la jornada de trabajo, no discrimanación , etc. Todo lo contrario de los Codigos de Conducta que con el tiempo se han ido sintetizando al máximo.

En sus inicios estaban sujetos a los AMI´s el empresario y los trabajadores pero se ha ido incluyendo otros actores como subcontratas, proveedores, etc.

Hay quien dice que los AMIs no tienen eficacia juridica. Según el profesor no es un simple Gentlemen´s Agreement , sino que tiene transcendecia juridica y compromete a las partes.

CODIGOS DE CONDUCTA (CDC)

Son miles, y inicialmente eran propios de multinacionales pero por efecto de imitación se ha ido relacionando con la Responsabilidad Social Corporativa . Son un instrumento unilateral y su eficacia es de empresa.

Su evolución es interesante se ha ido de un código breve a una sintesis que viene a ser el "código de bóveda" de la regulación de la empresa. Se ha simplificado al máximo. 

Ahora sus ámbitos se ha ampliado por que se menciona aparte de empresario y trabajador a : clientes, accionistas, consumidores (que no lo mismo que clientes), administración, etc.

Aspectos que son nuevos en un CDC y que se tratan son: Anticorrupción, medio ambiente,etc.

Los principios clave por que están presentes en todo CDC son:

• Honestidad
• Integridad
• Ética
• Confianza

Otros aspectos pueden tener consideraciones diferentes en función de la cultura del país, por ejemplo el aspecto de la Discriminación.

¿Están alcanzado los CDC eficiencia jurídica?

No la tienen pero si valor interpretativo, por ejemplo en los HANDBOOKS de empleados. En el contrato de trabajo se vienen incluyendo una clausula informando de ese código. 

Por tanto no es aséptico.

Los CDC tienen una logistica compleja, de elaboración y participación de todas las culturas del grupo. Por ejemplo a cuntas lenguas se traduce.

Los CDC obedecen a opciones estratégicas de las multinacionales. La aplicación debe ser local, pero quien debe decidir a nivel estratégico es el Headquarter. 

(I) Jornada sobre Relaciones Laborales en un mundo globalizado. 03/10/14 (Joaquín Nieto). Palau de la Generalitat de Catalunya

JOAQUIN NIETO (Director de la OIT para España)

Inicio una serie de posts relacionados con la Sesión sobre Relaciones Laborales en un mundo globalizado organizado por PWC y que se desarrollo en el mismísimo Palau de la Generalitat de Catalunya.

El primero en abrir la ronda de ponencias fue el Sr. Joaquin Nieto Sainz , Director de la OIT para España que ocupa el cargo desde 2011

Actualmente existen 204 millones de desempleados en el mundo, y la perspectiva de crisis en el empleo no hace más que acrecentarse y no se aprecia recuperación.

El paro juvenil (menores de 25 años) supone 75 millones de los 204 millones de desempleados y preocupa especialmente a la OIT.

De la población mundial se calcula que hay unos 3100 millones de empleados, y cada año se incorporan al ámbito laboral entre 25 y 50 millones. Esto supone un desafio demográfico que al mismo tiempo supone un desafío ambiental debido a la presión insostenible sobre los recursos de la tierra.

En el Foro de Davos, al analizar los riesgos que pueden producirse en el futuro, el aspecto numero en la preocupación de los asistentes era la Desigualdad. Solo un 20% de la población accede al 2% de la riqueza. La desigualdad es sin duda el mayor riesgo para el crecimiento de España, debido a que pese que podamos recuperarnos de la crisis, las clases sociales saldrán más distanciadas que antes de la misma crisis.

La OIT tiene una historia de unos aproximadamente 100 años, concretamente desde el Tratado de Versalles. Su lema inicial era: "El mayor riesgo para la paz es la falta de justicia social" . Si se mantenía esta justicia, es posible frenar posibles crisis politicas, sociales y económicas que pongan en peligro la paz mundial.

El rol de la OIT, básicamentees normativo, en forma de Convenios de valor universal, que pueden ser vinculantes para los estados miembros, salvo los Derechos Fundamentales del Trabajo que son universales para todo el Mundo por ser principios esenciales.

Los Derechos Fundamentales del Trabajo son:

1. Erradicación del trabajo infantil
1. De los 168 millones de niños que trabajan 85 millones lo hacen en trabajos peligrosos y condiciones infrahumanas,
2. Se ha reducido en los últimos años en 1/3 por un esfuerzo debido a ser uno de los objetivos del milenio.. Concretamente en cuanto al trabajo de niñas se ha reducido en un 60%.
2. Erradicación de trabajo forzoso
1. En la actualidad hay 24 millones de personas que trabajan forzosamente y de ellos 5 en explotación sexual que genera un beneficio de 200.000 millones de Dolares al año.
3. Derecho a la negociación colectiva
1. Con la llegada de la crisis se han producido retrocesos en 
2. países desarrollados. Los países desarrollados vuelven a tener retrocesos en este sentido.
3. El derecho a huelga es un aspecto que se continua tratando en la OIT sin que exista una posición única. 
4. Protección frente a la discriminación
1. Existen en la actualidad un total de entre 250 y 260 millones de emigrantes en el mundo y la tendencia es imparable y creciente.
2. La emigraciones ambientales crecen debido a desastres ambientales, muchos de ellos debidos a la mano del hombre.
3. Otra discriminación a tener en cuenta es la discriminación de genero, el acceso al trabajo asalariado de la mujer y el enorme gap en las posiciones directivas de hombres y mujeres.

Recientemente se ha cerrado un Convenio por parte de la OIT que tiene gran importancia como es el Convenio 189 sobre Trabajadores Domésticos. Se cree que hay entre 50 y 100 millones de empleados/as domésticos. Es una actividad antigua, que no estaba muy regulada y que necesitaba de normativa que pusiera fin a la discriminación.

Los objetivos del mileno finalizan este próximo 2015 y los objetivos alcanzados son:

• Escolarización del 90% de la población infantil
• Gran reducción del trabajo infantil
• Suministrar agua potable a 1100 millones de personas que no la tenían.

Ahora estos objetivos serán revisados y trataran de desarrollo sostenible.

Hay muchas cosas por hacer como:

• Proteger al 80% de los empleados que ahora no tienen protección completa en materia social.
• Reducir el numero de accidentes de trabajo que ahora alcanzan 2,3 millones anuales.

La OIT se ha centrado históricamente más en países en vías de desarrollo o subdesarrollados pero con la crisis ha tenido que hacer una visión a Europa. y a España para comprobar si se cumplían aspectos mínimos, en parte por la recepción de muchas peticiones.