Cómo usar firma electrónica en formularios de RRHH: Ventajas y ejemplos

Os habéis parado a pensar los muchos formularios de RRHH que deben cumplimentarse en un proceso de onboarding al efecto de cubrir con requerimientos legales o de procedimiento interno de la organización. 

Muchos de estos requieren aún un formulario papel con la firma del trabajador y por lo tanto un archivo físico, por si algún día fuera necesario mostrar a un auditor o manager de la organización.

Os relaciono alguno de ellos (seguro que vosotros podéis añadir alguno más):

• Formación/Información en materia de Prevención de Riesgos Laborales.
• Información de caracter fiscal (IRPF Declaración jurada situación familiar)
• Información en materia de LOPD (Ley de Protección de Datos)
• Revisión médica.
• Entrega de EPIs (equipos de primera intervención)
• Asistencia a formación, y seguimiento Fundación Tripartita (Subvención trabajadores)
• Etc.

Como veréis no incorporo el Contrato de Trabajo, por que considero (por ahora) que es el único documento que mantendría en formato papel. Pero todo llegará.

Existe una solución web que permite realizar este tipo de formularios de forma segura y archivar estas "firmas" de forma ordenada y sencilla para su fácil gestión posterior en bases de datos. Esto evita tener que gestionar grandes archivos físicos y la perdida de tiempo de encontrarlos y mantenerlos a disposición.

La solución es integrar JOTFORM con DOCUSIGN. Es decir, que Jotform dentro de su formulario ha creado un widget que integra Docusign de forma gratuita para sus usuarios. Esto le da mucha potencia a sus formularios integrando una aplicación ya ampliamente conocida y operativa.

Os adjunto un vídeo sobre la integración:

Cómo crear formularios de RRHH que optimizan procesos y eliminan emails/papel

Llevo ya unos meses pensado y desarrollando con herramientas (casi gratuitas) una intranet para un departamento de RRHH  que dé cobertura al cliente interno y que permita interaccionar y gestionar la información, sin tener que pasar por los dichosos emails o documentación física.

Uno de los aspectos que quería mejorar con respecto a soluciones anteriores era conseguir que el formulario admitiera ficheros adjuntos y que estos estuvieran vinculados al formulario, para un posterior archivo automatizado de forma predeterminada.

Esto que puede parecer tan sencillo, hace que tenga que replantearse de 0 las principales interacciones del departamento de RRHH, en las cuales podemos llegar a dedicar mucho tiempo leyendo los emails, respondiéndonos y reubicando los ficheros adjuntos en las carpetas correspondientes. O incluso en imprimir estos ficheros adjuntos para archivarlos en expedientes físicos. 

Pongamos un ejemplo: Incorporación de un nuevo empleado. Solicitud de documentación de entrada para dar de alta en SS, Contrato y Otra documentación de Expediente.

• Antes: O bien el propio candidato traía la documentación física a RRHH o lo más habitual en los último años, la enviaba por email.
• Ahora : Con el formulario que he desarrollado, enviamos al candidato un link y que al abrirse le dirije a un formulario web donde le va pidiendo toda la documentación y de forma predeterminada. De aquí se genera una carpeta en Google Drive (o donde quiera)  con toda la información sin que nadie tenga que hacer ningún otro movimiento.

• ¿Por qué no aprovechar que el candidato está recopilando esta información, para que éste la cumplimente de una forma concreta? 
• ¿Puedo compartir esta información al mismo momento con las diferentes personas que intervienen en el proceso?

Empecé a probar los formularios de Google Drive y pronto vi que necesitaba que éstos tuvieran la opción de adjuntar documentos. Después de probar diferentes opciones, me quedé con la aplicación JOTFORM. Tiene un coste de casi 10€ mensuales, pero esto te da derecho a almacenar ficheros que recibimos en su nube. Dado que es una herramienta online que me permite sin conocimientos de programación diseñar formularios con infinidad de herramientas y diseños, acabé por decantarme por esta opción pese al coste.

Entre las ventajas que ofrece esta herramienta, además de la ya citada de permitir el envío de documentación, encontramos las siguientes:

• Widgets: Se van añadiendo nuevos widgets que puedes utilizar en tus formularios. Cada vez resultan más interesantes. (los widgets son pequeños progamas que podemos integrar en nuestro formulario).
• Integraciones: La herramienta se integra con otros sistemas, dándole mucha potencia y posibilidades. Por ejemplo, el caso más evidente es la integracion con Google Drive pero también con Salesforce, Facebook, Paypal, Dropbox, Microsoft Outlook, Twitter, Docusign, etc...
• Visibilidad en Moviles y App : Los formularios son totalmente compatibles con terminales moviles, por lo que sin hacer nada, los mismos formularios que has diseñado en Pc se ven perfectos en en cualquier móvil. También dispone de aplicación móvil gratuita tanto en Android como IOS para gestionar los formularios.
• Servidores: Toda la información recogida se almacena en servidores de Jotform pero para mayor seguridad, puedes diseñar los formularios para automatizar el archivo de la información en otros lugares (por ejemplo en Google Drive o Dropbox).
• Permite hacer Worflows y automatizar procesos:  Permite hacer formularios donde en función de las respuestas, se vayan presentando otras alternativas. O bien que en función de las respuestas, se envíe un email a una persona determinada previamente.
• Pasarela de pago por el formulario: No es mi caso, pero considero esta herramienta una opción muy potente. Permite el uso de diferentes herramientas seguras como sería Paypal.
• Analítica: Tampoco es mi caso, pero existen diferentes opciones de hacer un seguimiento de las respuestas de los formularios en función de diferentes parámetros que nos permiten sacar conclusiones.

El ejemplo que os he mostrado es el formulario más simple que he llegado a diseñar, pero quizás uno de los más prácticos. A fecha de hoy, ya tengo diseñados para mi intranet los siguientes modelos de formularios:

• Envío de partes médicos de baja, alta, confirmación:
• Los trabajadores en España disponen de 3 días (depende del caso) para entregar a su empresa el parte de baja. Muchas veces se encuentran en casa sin poder hacer llegar el documento. Ahora solamente con su móvil pueden hacer una foto y enviar con un formulario el documento.
• Notas de gastos:
• Un formulario que permita adjuntar los tiquets de los gastos de desplazamiento, es muy útil para disponer de toda la documentación de forma ordenada, incluso hacer ya precálculos y enviar email a las personas implicadas.
• Solicitud de vacaciones, permisos, etc:
• Con objeto de conseguir que cada responsable de equipos pueda gestionar a su equipo al mismo tiempo que RRHH recibe la información, este sistema permite marcar una pauta en materia de permisos.
• Firmas de documentación (información legal PRL, LOPD, Asistencia a cursos, Calidad, Laboral):
• Me permite disponer de un repositorio ordenado de las firmas de trabajadores, de tal forma que esté siempre disponible ante cualquier auditoría. Las firmas se pueden conseguir fácilmente mediante una tableta. El sistema de firmas da validez legal a las firmas (Docusign).
• Evaluación del Desempeño: 
• Mediante un formulario que contiene una matriz de mérito, se puede recibir imput por parte de los responsables de equipos. También puede enviar al propio interesado un email informativo y proponer que de sus opiniones De esta manera de cierra el circulo de forma automática. 
• Etc

Os adjunto algunos pantallazos de ejemplo:

¿Algún colega de RRHH quiere compartir ideas conmigo sobre nuevos formularios que puedan generarse y generar valor añadido? Dejad vuestros comentarios y estamos en contacto.

TRUCO LinkedIn: Como responder una invitación antes de confirmarla

Hace algunos meses LinkedIn realizó algunos cambios en su plataforma que mejoraban nuestra experiencia de usuario, pero en concreto una de las opciones que en mi caso más utilizaba dejo de funcionar: Responder una invitación antes de confirmarla.

Por contra de lo que he escuchado de algún especialista en LinkedIn que da muchas conferencias de la materia y recomienda aceptar TODO por aquello de las oportunidades que pierdes si no lo haces, yo no acepto a cualquier contacto en LinkedIn. Por varios motivos:

• Quien quiera un contacto se lo tiene que "currar" un poquito: Es decir, no me da muy buena imagen, aquel contacto que envía la solicitud con la frase por defecto de LinkedIn: "Me gustaría añadirte a mi red profesional en LinkedIn.". Por desgracia es la inmensa mayoría y cuesta muy poco redactar 2 lineas un poco originales. No pido mucho . ¿No creéis?
• Si acepto a todo ser humano, sin mas criterio, esto sera ingestionable: Aceptar a todos los que envían solicitud sin tener ningún vinculo profesional o de cualquier tipo, hace que se genere un monstruo de base datos, perdiendo el valor de los contactos en si mismos. Quizás aquí una solución es una solución de pago como etiquetar por áreas. Pero de esto ya hablare en otro post que tengo un truco gratis.
• Quiero saber cual es el interés, que hace enviar a esta persona la solicitud: Decidme curioso pero yo quiero saberlo. En muchas ocasiones hay quien envía estas solicitudes de forma masiva solo con el objeto de engrandar sin mas el numero de contactos de su cuenta, que si bien esto generara mas enlaces con otras personas, estos enlaces son de poco valor añadido.
• Que las ramas me dejen ver el bosque o mejor dicho que los contactos me dejen ver el networking correcto: No puedo tener un jardín sin podar, donde me crecen las plantas que me tapen las plantas principales y que cuando quiera acceder a ellas me dificulte el trabajo.
• La evidencia de que muchas de estas solicitudes no tienen valor, es que cuando les consigues enviar un email antes de aceptarlos, por mi experiencia no mas del 50% por ciento se digna a contestar ni siquiera una linea. Por tanto en mi opinión si esta persona no esta dispuesta a tener feedback, no merece estar en mi lista de contactos de una red de contactos que justamente pretende ese feedback.

Expuestos los motivos, paso a explicar paso a paso el truco para contestar:

1.- Vamos al header de la web a comprobar las nuevas invitaciones: En mi caso como podéis ver tengo pendientes 900!! solicitudes, que se han quedado en el limbo de LinkedIn. En la mayoría de casos el motivo no es otro que a mi email previo a la aprobación no responden, por lo que según mi criterio no los acepto. 

Estas invitaciones me darían mucha mas visibilidad y conexión a otros contactos, pero como comenté antes, no es mi intención, sino tener contactos de calidad, pese a que en algún momento de debilidad he aceptado a mucha gente que quizás ahora no aceptaría.

2.-Ir al correo electrónico que tenemos vinculada la cuenta de LinkedIn: Ahora solo es posible ver el mensaje del solicitante por esta vía. (O al menos yo no se ver el mensaje.)

3.- Entramos en el perfil de la persona que nos solicita el contacto para comprobar:

En este caso que os muestro se trata de una persona 3er nivel de contacto, lo que significa que no es de mi entorno profesional casi seguro. Por otro lado es de China, y leyendo el perfil no tengo ni la mas remota idea de por que envía una solicitud. En este caso ni siquiera enviaría un email para obtener feedback, por que si esta persona quisiera algo concreto lo hubiera escrito en el email de solicitud.

4.- En la pagina de invitaciones pendientes, ir a la invitación en concreto: En la ventanita correspondiente a la invitación, en la parte superior izquierda aparece un pequeño icono en forma de globo de conversación con unas comillas. Si clickas aquí puedes acceder a una especie de chat en el que conversar con el solicitante. Este recibirá un email tuyo cada vez que escribas un mensaje en esta especie de chat.

Al clickar aparece una pequeña ventana con el mensaje que puso el solicitante. El texto más común es el "Me gustaría añadirte a mi red profesional en LinkedIn." que tanto odio por otra parte ( se lo podrían currar un poquito, no? :-)

Para responder lo único que hay que hacer ahora es clickar en la flecha que encuentras en la parte superior derecha de esta ventana.

5.- Al hacerlo aparece una página de conversación con el solicitante donde podemos escribir nuestro mensaje SIN APROBAR PREVIAMENTE EL CONTACTO (APLAUSOS!!)

El mensaje standard que envío es algo como esto:

FULANITO , gracias por la invitación a conectar en Linkedin. ¿Nos conocemos? No recuerdo haber coincidido antes. Saludos, Juan Antonio

Espero que os sea útil el TIP, a cambio solo os pido una cosa... me gustaría conocer vuestra experiencia en este sentido y como gestionáis vosotros vuestros contactos enLinkedIn