Cómo crear formularios de RRHH que optimizan procesos y eliminan emails/papel

Llevo ya unos meses pensado y desarrollando con herramientas (casi gratuitas) una intranet para un departamento de RRHH  que dé cobertura al cliente interno y que permita interaccionar y gestionar la información, sin tener que pasar por los dichosos emails o documentación física.

Uno de los aspectos que quería mejorar con respecto a soluciones anteriores era conseguir que el formulario admitiera ficheros adjuntos y que estos estuvieran vinculados al formulario, para un posterior archivo automatizado de forma predeterminada.

Esto que puede parecer tan sencillo, hace que tenga que replantearse de 0 las principales interacciones del departamento de RRHH, en las cuales podemos llegar a dedicar mucho tiempo leyendo los emails, respondiéndonos y reubicando los ficheros adjuntos en las carpetas correspondientes. O incluso en imprimir estos ficheros adjuntos para archivarlos en expedientes físicos. 

Pongamos un ejemplo: Incorporación de un nuevo empleado. Solicitud de documentación de entrada para dar de alta en SS, Contrato y Otra documentación de Expediente.

• Antes: O bien el propio candidato traía la documentación física a RRHH o lo más habitual en los último años, la enviaba por email.
• Ahora : Con el formulario que he desarrollado, enviamos al candidato un link y que al abrirse le dirije a un formulario web donde le va pidiendo toda la documentación y de forma predeterminada. De aquí se genera una carpeta en Google Drive (o donde quiera)  con toda la información sin que nadie tenga que hacer ningún otro movimiento.

• ¿Por qué no aprovechar que el candidato está recopilando esta información, para que éste la cumplimente de una forma concreta? 
• ¿Puedo compartir esta información al mismo momento con las diferentes personas que intervienen en el proceso?

Empecé a probar los formularios de Google Drive y pronto vi que necesitaba que éstos tuvieran la opción de adjuntar documentos. Después de probar diferentes opciones, me quedé con la aplicación JOTFORM. Tiene un coste de casi 10€ mensuales, pero esto te da derecho a almacenar ficheros que recibimos en su nube. Dado que es una herramienta online que me permite sin conocimientos de programación diseñar formularios con infinidad de herramientas y diseños, acabé por decantarme por esta opción pese al coste.

Entre las ventajas que ofrece esta herramienta, además de la ya citada de permitir el envío de documentación, encontramos las siguientes:

• Widgets: Se van añadiendo nuevos widgets que puedes utilizar en tus formularios. Cada vez resultan más interesantes. (los widgets son pequeños progamas que podemos integrar en nuestro formulario).
• Integraciones: La herramienta se integra con otros sistemas, dándole mucha potencia y posibilidades. Por ejemplo, el caso más evidente es la integracion con Google Drive pero también con Salesforce, Facebook, Paypal, Dropbox, Microsoft Outlook, Twitter, Docusign, etc...
• Visibilidad en Moviles y App : Los formularios son totalmente compatibles con terminales moviles, por lo que sin hacer nada, los mismos formularios que has diseñado en Pc se ven perfectos en en cualquier móvil. También dispone de aplicación móvil gratuita tanto en Android como IOS para gestionar los formularios.
• Servidores: Toda la información recogida se almacena en servidores de Jotform pero para mayor seguridad, puedes diseñar los formularios para automatizar el archivo de la información en otros lugares (por ejemplo en Google Drive o Dropbox).
• Permite hacer Worflows y automatizar procesos:  Permite hacer formularios donde en función de las respuestas, se vayan presentando otras alternativas. O bien que en función de las respuestas, se envíe un email a una persona determinada previamente.
• Pasarela de pago por el formulario: No es mi caso, pero considero esta herramienta una opción muy potente. Permite el uso de diferentes herramientas seguras como sería Paypal.
• Analítica: Tampoco es mi caso, pero existen diferentes opciones de hacer un seguimiento de las respuestas de los formularios en función de diferentes parámetros que nos permiten sacar conclusiones.

El ejemplo que os he mostrado es el formulario más simple que he llegado a diseñar, pero quizás uno de los más prácticos. A fecha de hoy, ya tengo diseñados para mi intranet los siguientes modelos de formularios:

• Envío de partes médicos de baja, alta, confirmación:
• Los trabajadores en España disponen de 3 días (depende del caso) para entregar a su empresa el parte de baja. Muchas veces se encuentran en casa sin poder hacer llegar el documento. Ahora solamente con su móvil pueden hacer una foto y enviar con un formulario el documento.
• Notas de gastos:
• Un formulario que permita adjuntar los tiquets de los gastos de desplazamiento, es muy útil para disponer de toda la documentación de forma ordenada, incluso hacer ya precálculos y enviar email a las personas implicadas.
• Solicitud de vacaciones, permisos, etc:
• Con objeto de conseguir que cada responsable de equipos pueda gestionar a su equipo al mismo tiempo que RRHH recibe la información, este sistema permite marcar una pauta en materia de permisos.
• Firmas de documentación (información legal PRL, LOPD, Asistencia a cursos, Calidad, Laboral):
• Me permite disponer de un repositorio ordenado de las firmas de trabajadores, de tal forma que esté siempre disponible ante cualquier auditoría. Las firmas se pueden conseguir fácilmente mediante una tableta. El sistema de firmas da validez legal a las firmas (Docusign).
• Evaluación del Desempeño: 
• Mediante un formulario que contiene una matriz de mérito, se puede recibir imput por parte de los responsables de equipos. También puede enviar al propio interesado un email informativo y proponer que de sus opiniones De esta manera de cierra el circulo de forma automática. 
• Etc

Os adjunto algunos pantallazos de ejemplo:

¿Algún colega de RRHH quiere compartir ideas conmigo sobre nuevos formularios que puedan generarse y generar valor añadido? Dejad vuestros comentarios y estamos en contacto.