HITACHI: Kaizen, Deporte, orgullo de pertenencia. 100 años de PANG PONG

En HITACHI el deporte es una vía más de unir a sus equipos y de conseguir la cohesión tan necesaria en sus proyectos. Esta filosofía esta integrada en su ADN, y es algo que se puede observar en cualquier planta de producción de la compañía. 

Los equipos multidisciplinares se reúnen a diario, en sesiones de trabajo efectivo, donde profesionales de diferentes departamentos se coordinan perfectamente para conseguir objetivos globales bajo la filosofía Kaizen (mejora continua). Existe armonía entre los miembros de los equipos, los procesos "fluyen" bajo los paneles "Kanban" y el éxito de los proyectos siempre es celebrado conjuntamente, nunca a nivel individual.

El orgullo de pertenencia al grupo es elevado, y por lo general hay un distendido ambiente de trabajo. Es habitual ver a los trabajadores después de una larga jornada de trabajo, tomando una cerveza en las tabernas japonesas (izakayas), compartiendo las experiencias del día. 

Pero hoy quería hablar de algo que me ha sorprendido bastante, y es conocer que en alguna plantas industriales de HITACHI desde hace 100 años se practica un deporte, que es originario de la misma empresa: el PANG PONG.

Dado que el deporte es cultura, este ejemplo como una empresa a través del tiempo crea cultura gracias al día a día de todos sus miembros, y que ahora se sienten orgullosos de mostrar y compartir.

En España, HITACHI Air Conditioning ha querido también mostrar que sus valores están unidos a los del deporte con una campaña como la que adjunto a continuación: 

Muchos de los valores que se transmiten en estos colectivos a ojos occidentales pueden ser un poco chocantes, pero creo firmemente que los equipos de trabajo (empresas) si quieren alcanzar la excelencia deben adentrarse en las técnicas de LEAN (manufacturing) y/o Metodologías AGILEs. El punto de partida básico en ambos sistemas es sin duda : LA COLABORACIÓN (sincera) de todos sus miembros.

Pero .... eso será objeto de otro post. Gracias!

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (3a parte)

(Este post tiene 2 capítulos anteriores, si quieres accedes al primero clicka aquí, y si quieres acceder al segundo,clicka aquí)

Ya tenemos a todo el equipo con su usuario de TRELLO, también hemos practicado con un tablero físico, y entendemos la filosofía de la metodología aplicada a nuestra forma de trabajar, por tanto ahora toca ponerse manos a la obra.

Realmente TRELLO es muy intuitivo y necesita poca formación, lo que si que se necesita es una manera de hacer, de todo el equipo para que no se desvíe la herramienta. Una de las cosas más importantes por ejemplo son:

• Definir claramente los títulos de las tarjetas (habitaciones) 
• Mantenimiento ("Limpieza") del tablero de forma periodica.
• Identificar quien si y quien no debe estar suscrito a una tarjeta.
• Etc.

Respecto a los ficheros adjuntos en TRELLO, comentar que permite adjuntar documentos que se encuentren en la nube como en Google Drive, Dropbox o otros. Es importante que estos ficheros adjuntos, se encuentren alojados en la nube, y con unos nombres que nos permitan identificarlos claramente. Esto es así por que estamos usando una herramienta open source (gratuita en buena parte) y no sabemos si puede ocurrir un incidente que provoque la perdida de nuestros datos. 

Lo que quedará en las tarjetas es un vinculo de acceso de estos ficheros alojados en la nube, para mayor seguridad.

Los Power-ups son herramientas propias de TRELLO muy útiles, por que nos permiten ver todas las tarjetas del tablero en forma de calendario, o bien hacer encuestas dentro de una tarjeta o (curioso pero efectivo) envejecer las tarjetas que más tiempo hace que están en el tablero ayudando así a su limpieza. Podéis encontrar estas utilidades en el menú derecho del tablero.

Respecto al voto, es interesante cuando tenemos que tomar una decisión en equipo sobre alguna tarea. Agiliza el proceso y permite democratizar y no paralizar el flujo de trabajo.
El calendario resulta util en tableros con infinidad de deadlines, y en forma calendario es más visual. Creo que en próximas actualizaciones podrán añadir utilidades como Diagramas de Gantt o bien gráficas Burndown (ya hablaremos de ellas cuando trate la metodologia SCRUM en un próximo post)

El propio TRELLO permite hacer copias de seguridad de nuestros tableros, pero desconozco hacia que otras aplicaciones podrían trasladarse estos ficheros copiados en versión TRELLO. Cuanto menos disponemos de esta opción como seguridad.

Interesante la opción de disponer de la versión mobil de TRELLO. Puedo decir después de usarla algo más de un año que es una herramienta muy usable, que es algo de agredecer cuando se trata de un mobil. En pocos pasos accedemos a nuestros tableros y tareas y podemos ver facilmente las novedades que se han producido y como nos afectan. La app la podemos encontrar tanto en Android como en version IOs (Iphone). Para los mas geeks existe la versión para reloj android, pero debéis disponer de un reloj con tecnología Android Wear (por ejemplo un sony smartwatch 2 no funciona)

Si lo que queremos es reportar sobre la evolución de cada unade las tarjetas de un tablero existen herramientas que podran servir para plasmar de un vistazo el tiempo dedicado en cada una de ellas.
Estamos hablando por ejemplo de Chartbreeze. Pagina web de pago pero de muy buenos resultados. Otra herramienta pero aún en fase beta es Chartsfortrello que permite graficas similares y sin coste.

Otra opción que tenemos es incluir iconos emojis , siempre utiles para expresar aquello que es complicado en palabras y dar un toque más simpático a nuestros mensajes. Para ello podemos utilzar esta web http://www.emoji-cheat-sheet.com/ . Solo hay que clickar en el apartado de TRELLO, copiar el icono emoji que queremos y aparecerá en nuestra tarjeta.

(En el proximo post y ultimo tratare de cerrar otros aspectos del uso de TRELLO esta vez centrandose en el ambito de los RRHH)

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (2a parte)

(si quieres ver la primera parte del post clicka aquí)

Una vez ya hemos analizado nuestros proyectos e incluso haber trabajado un KANBAN en un tablero fisico, estamos en condiciones de adentrarnos en TRELLO y empezar a trabajar en equipo con el.

Lo primero sera que todos los miembros del equipo creen su cuenta en TRELLO indicando su email y contraseña. Esta servirá para otras plataformas donde podemos utilizar TRELLO (Iphone, Android, Windows Mobile, etc).

Hecho el ejercicio de identificar los proyectos del equipo y plasmados en un Plan de Acción, podemos empezar a crear nuestro tablero virtual en TRELLO. Destacar que considero importante, identificar un líder en el equipo que marque pautas uso en el sistema de manera que exista una coherencia y orden los tableros de trabajo. Recordemos que el objetivo de hacer fluir los proyectos.

Me gusto la explicación que vi en un vídeo respecto a la filosofía de Trello, haciendo un paralelismo con una calle, una casa, y habitaciones. Estos son los niveles en los que puedes trabajar en TRELLO, donde la calle seria la Organización (entendido como un grupo de proyectos), una casa seria un tablero de KANBAN, y una habitación seria una lista.

Tu puedes estar invitado en una casa y entonces podrás ver todas las habitaciones de la casa, pero si quieres estar informado de todos los cambios que se producen en esa habitación te tienes o te tienen que suscribir. De alguna manera si estas suscrito estas responsabilizado a "limpiar" la habitación,en este caso de proyectos y de traspasar a otra habitación el caso.

En este vídeo podéis ver algunas de las principales posibilidades que nos ofrece TRELLO. En este caso concreto se presenta un proyecto que tiene diferentes listas definidas en función de la necesidad. Por defecto nos encontraremos las listas To do , Doing, y Done, que seria la formula más básica de gestionar un proyecto en diversas fases de flujo.

Pensad en vuestro proyecto por ejemplo en RRHH y elaborad diferentes listas (columnas) en función de las fases por las que pasa un proyecto.

Una vez creadas estas listas (columnas) ya podéis crear las etiquetas (tareas), a las que podéis asignar a diferentes miembros del equipo que consideréis que deben mantener esa tarjeta. Es posible que al pasar esa tarjeta otra lista (columna) se deba cambiar al subscriptor y se deba añadir otro de nuevo. Esto no quiere decir que otros miembros del grupo no puedan ver todo lo que contienen las tarjetas, pero el que esta suscrito recibe información si se produce un cambio.

Una tarjeta puede contener mucha información:

• Fecha de finalización prevista (deadline)
• Un fichero adjunto
• Comentarios (como si fueran emails o un chat)
• Una votación
• Un checklist
• Etiquetas de colores (que se pueden definir para por ejemplo identificar prioridades)

Aquí tenemos una etiqueta de ejemplo donde podemos ver toda la información que puede contener una tarjeta.

(Por ahora dejo aqui el post de hoy, y continuamos en la 3a parte con TRELLO)

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (1a parte)

Antes de entrar en materia, me gustaría dar cuatro pinceladas sobre que es un sistema KANBAN y de donde proviene por que ayudara a entender mejor a TRELLO.

KANBAN como podéis deducir es una palabra que proviene del japones (KAN visual BAN tablero o sello). Concretamente este sistema es un sistema del JIT, que quizás conozcáis mas por Just in Time.

Si hay que resumir de forma sintética, diría que se trata de conseguir que el proceso de fabricación fluya, y que pueda identificarse gráficamente donde se encuentra. EL JIT también se conoce por método Toyota y si bien se empezó a utilizar de forma masiva después de la segunda guerra mundial en Japón, sistemas similares ya se utilizaban la industria japonesa de principios del siglo pasado.

Después de trabajar en RRHH durante 5 años en una planta japonesa, otros 5 años en una empresa del sector de la automoción y otros 5 en una empresa de internet (con metodología SCRUM del que otro día hablare), poder disponer de forma gratuita de este software es un verdadero lujo, no solo por el método KANBAN en si, sino por que creo que aporta otras funcionalidades que pasare a detallaros. 

Antes de comenzar a usar TRELLO nos deberíamos hacer algunas preguntas previas:

¿Cómo hoy nos comunicamos y observamos el flujo de evolución de un proyectos?

¿Qué pretendemos mejorar en nuestro proceso de de trabajo en equipo?

Definir nuestro Plan de Acción como equipo: Proyectos definidos, responsables, plazos de entrega, etc.

¿Qué herramientas utilizamos hoy, para el seguimiento de los proyectos en equipo? ¿Reuniones, emails, software?

Por si mismo TRELLO no nos va a solucionar nuestros problemas de forma mágica, y quizás no sea la herramienta que necesitamos en función de nuestras características como equipo. Para mi la gran ventaja (y que veréis que repito en varias ocasiones), es sin duda, el reducir o casi eliminar cientos de emails para la gestión de equipos. Utilizamos los emails como gestión documental y después perdemos mucho tiempo en recuperar e hilvanar todas las comunicaciones, sin tener una visión global.

Nada sustituye las reuniones efectivas de seguimiento de los proyectos (ojo digo efectivas) . Herramientas como TRELLO, permiten agilizar el proceso y tener a todo el equipo alineado.

Espero sepan perdonarme mis ex colegas desarrolladores y scrum-masters de proyectos de ATRAPALO, pero la diferencia que aprecio entre un SCRUM y un método KANBAN es básicamente que el SCRUM funciona con sprints que inician y finalizan, mientras que el KANBAN siempre tiene procesos en marcha.

Antes de iniciarse con una herramienta como esta, es bueno hacer una pequeño demo controlada para ver toda la potencialidad del software y también definir como vamos a utilizar es sistema. Si asentamos bien las bases, evitaremos futuras  sorpresas y le sacaremos el máximo provecho.

Ejemplo de tablero KANBAN con Post-its

Quizás un buen inicio es crear un tablero físico de KANBAN y durante una semana mediante post-its ir haciendo exactamente los mismos pasos que haríamos con TRELLO. Evidentemente TRELLO nos permite hacer muchas más cosas, pero haciéndolo este inicio en papel y compartido con el equipo nos preparará para usar TRELLO.


Si hay que resumir TRELLO, diríamos que es un gestor de tareas para trabajo colaborativo en tableros estilo KANBAN. La herramienta es INTUITIVA, COLABORATIVA, OPEN SOURCE (gratuita en buena parte), y FLEXIBLE.

Para acceder a TRELLO, los usuarios del equipo tienen que registrarse, y esa misma cuenta podrá servir para ser usado tanto en el ordenador del trabajo como en nuestro smartphone (Iphone, Android, Windows Phone, etc). Al ser una herramienta compatible con Google te puedes registrar solamente indicando tu cuenta de Google o bien logándose (usuario y contraseña)

(Para un primer post creo que es suficiente. En el próximo entraré más en profundidad en la herramienta. Espero vuestros comentarios!!)