¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (3a parte)

(Este post tiene 2 capítulos anteriores, si quieres accedes al primero clicka aquí, y si quieres acceder al segundo,clicka aquí)

Ya tenemos a todo el equipo con su usuario de TRELLO, también hemos practicado con un tablero físico, y entendemos la filosofía de la metodología aplicada a nuestra forma de trabajar, por tanto ahora toca ponerse manos a la obra.

Realmente TRELLO es muy intuitivo y necesita poca formación, lo que si que se necesita es una manera de hacer, de todo el equipo para que no se desvíe la herramienta. Una de las cosas más importantes por ejemplo son:

• Definir claramente los títulos de las tarjetas (habitaciones) 
• Mantenimiento ("Limpieza") del tablero de forma periodica.
• Identificar quien si y quien no debe estar suscrito a una tarjeta.
• Etc.

Respecto a los ficheros adjuntos en TRELLO, comentar que permite adjuntar documentos que se encuentren en la nube como en Google Drive, Dropbox o otros. Es importante que estos ficheros adjuntos, se encuentren alojados en la nube, y con unos nombres que nos permitan identificarlos claramente. Esto es así por que estamos usando una herramienta open source (gratuita en buena parte) y no sabemos si puede ocurrir un incidente que provoque la perdida de nuestros datos. 

Lo que quedará en las tarjetas es un vinculo de acceso de estos ficheros alojados en la nube, para mayor seguridad.

Los Power-ups son herramientas propias de TRELLO muy útiles, por que nos permiten ver todas las tarjetas del tablero en forma de calendario, o bien hacer encuestas dentro de una tarjeta o (curioso pero efectivo) envejecer las tarjetas que más tiempo hace que están en el tablero ayudando así a su limpieza. Podéis encontrar estas utilidades en el menú derecho del tablero.

Respecto al voto, es interesante cuando tenemos que tomar una decisión en equipo sobre alguna tarea. Agiliza el proceso y permite democratizar y no paralizar el flujo de trabajo.
El calendario resulta util en tableros con infinidad de deadlines, y en forma calendario es más visual. Creo que en próximas actualizaciones podrán añadir utilidades como Diagramas de Gantt o bien gráficas Burndown (ya hablaremos de ellas cuando trate la metodologia SCRUM en un próximo post)

El propio TRELLO permite hacer copias de seguridad de nuestros tableros, pero desconozco hacia que otras aplicaciones podrían trasladarse estos ficheros copiados en versión TRELLO. Cuanto menos disponemos de esta opción como seguridad.

Interesante la opción de disponer de la versión mobil de TRELLO. Puedo decir después de usarla algo más de un año que es una herramienta muy usable, que es algo de agredecer cuando se trata de un mobil. En pocos pasos accedemos a nuestros tableros y tareas y podemos ver facilmente las novedades que se han producido y como nos afectan. La app la podemos encontrar tanto en Android como en version IOs (Iphone). Para los mas geeks existe la versión para reloj android, pero debéis disponer de un reloj con tecnología Android Wear (por ejemplo un sony smartwatch 2 no funciona)

Si lo que queremos es reportar sobre la evolución de cada unade las tarjetas de un tablero existen herramientas que podran servir para plasmar de un vistazo el tiempo dedicado en cada una de ellas.
Estamos hablando por ejemplo de Chartbreeze. Pagina web de pago pero de muy buenos resultados. Otra herramienta pero aún en fase beta es Chartsfortrello que permite graficas similares y sin coste.

Otra opción que tenemos es incluir iconos emojis , siempre utiles para expresar aquello que es complicado en palabras y dar un toque más simpático a nuestros mensajes. Para ello podemos utilzar esta web http://www.emoji-cheat-sheet.com/ . Solo hay que clickar en el apartado de TRELLO, copiar el icono emoji que queremos y aparecerá en nuestra tarjeta.

(En el proximo post y ultimo tratare de cerrar otros aspectos del uso de TRELLO esta vez centrandose en el ambito de los RRHH)

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (2a parte)

(si quieres ver la primera parte del post clicka aquí)

Una vez ya hemos analizado nuestros proyectos e incluso haber trabajado un KANBAN en un tablero fisico, estamos en condiciones de adentrarnos en TRELLO y empezar a trabajar en equipo con el.

Lo primero sera que todos los miembros del equipo creen su cuenta en TRELLO indicando su email y contraseña. Esta servirá para otras plataformas donde podemos utilizar TRELLO (Iphone, Android, Windows Mobile, etc).

Hecho el ejercicio de identificar los proyectos del equipo y plasmados en un Plan de Acción, podemos empezar a crear nuestro tablero virtual en TRELLO. Destacar que considero importante, identificar un líder en el equipo que marque pautas uso en el sistema de manera que exista una coherencia y orden los tableros de trabajo. Recordemos que el objetivo de hacer fluir los proyectos.

Me gusto la explicación que vi en un vídeo respecto a la filosofía de Trello, haciendo un paralelismo con una calle, una casa, y habitaciones. Estos son los niveles en los que puedes trabajar en TRELLO, donde la calle seria la Organización (entendido como un grupo de proyectos), una casa seria un tablero de KANBAN, y una habitación seria una lista.

Tu puedes estar invitado en una casa y entonces podrás ver todas las habitaciones de la casa, pero si quieres estar informado de todos los cambios que se producen en esa habitación te tienes o te tienen que suscribir. De alguna manera si estas suscrito estas responsabilizado a "limpiar" la habitación,en este caso de proyectos y de traspasar a otra habitación el caso.

En este vídeo podéis ver algunas de las principales posibilidades que nos ofrece TRELLO. En este caso concreto se presenta un proyecto que tiene diferentes listas definidas en función de la necesidad. Por defecto nos encontraremos las listas To do , Doing, y Done, que seria la formula más básica de gestionar un proyecto en diversas fases de flujo.

Pensad en vuestro proyecto por ejemplo en RRHH y elaborad diferentes listas (columnas) en función de las fases por las que pasa un proyecto.

Una vez creadas estas listas (columnas) ya podéis crear las etiquetas (tareas), a las que podéis asignar a diferentes miembros del equipo que consideréis que deben mantener esa tarjeta. Es posible que al pasar esa tarjeta otra lista (columna) se deba cambiar al subscriptor y se deba añadir otro de nuevo. Esto no quiere decir que otros miembros del grupo no puedan ver todo lo que contienen las tarjetas, pero el que esta suscrito recibe información si se produce un cambio.

Una tarjeta puede contener mucha información:

• Fecha de finalización prevista (deadline)
• Un fichero adjunto
• Comentarios (como si fueran emails o un chat)
• Una votación
• Un checklist
• Etiquetas de colores (que se pueden definir para por ejemplo identificar prioridades)

Aquí tenemos una etiqueta de ejemplo donde podemos ver toda la información que puede contener una tarjeta.

(Por ahora dejo aqui el post de hoy, y continuamos en la 3a parte con TRELLO)

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (1a parte)

Antes de entrar en materia, me gustaría dar cuatro pinceladas sobre que es un sistema KANBAN y de donde proviene por que ayudara a entender mejor a TRELLO.

KANBAN como podéis deducir es una palabra que proviene del japones (KAN visual BAN tablero o sello). Concretamente este sistema es un sistema del JIT, que quizás conozcáis mas por Just in Time.

Si hay que resumir de forma sintética, diría que se trata de conseguir que el proceso de fabricación fluya, y que pueda identificarse gráficamente donde se encuentra. EL JIT también se conoce por método Toyota y si bien se empezó a utilizar de forma masiva después de la segunda guerra mundial en Japón, sistemas similares ya se utilizaban la industria japonesa de principios del siglo pasado.

Después de trabajar en RRHH durante 5 años en una planta japonesa, otros 5 años en una empresa del sector de la automoción y otros 5 en una empresa de internet (con metodología SCRUM del que otro día hablare), poder disponer de forma gratuita de este software es un verdadero lujo, no solo por el método KANBAN en si, sino por que creo que aporta otras funcionalidades que pasare a detallaros. 

Antes de comenzar a usar TRELLO nos deberíamos hacer algunas preguntas previas:

¿Cómo hoy nos comunicamos y observamos el flujo de evolución de un proyectos?

¿Qué pretendemos mejorar en nuestro proceso de de trabajo en equipo?

Definir nuestro Plan de Acción como equipo: Proyectos definidos, responsables, plazos de entrega, etc.

¿Qué herramientas utilizamos hoy, para el seguimiento de los proyectos en equipo? ¿Reuniones, emails, software?

Por si mismo TRELLO no nos va a solucionar nuestros problemas de forma mágica, y quizás no sea la herramienta que necesitamos en función de nuestras características como equipo. Para mi la gran ventaja (y que veréis que repito en varias ocasiones), es sin duda, el reducir o casi eliminar cientos de emails para la gestión de equipos. Utilizamos los emails como gestión documental y después perdemos mucho tiempo en recuperar e hilvanar todas las comunicaciones, sin tener una visión global.

Nada sustituye las reuniones efectivas de seguimiento de los proyectos (ojo digo efectivas) . Herramientas como TRELLO, permiten agilizar el proceso y tener a todo el equipo alineado.

Espero sepan perdonarme mis ex colegas desarrolladores y scrum-masters de proyectos de ATRAPALO, pero la diferencia que aprecio entre un SCRUM y un método KANBAN es básicamente que el SCRUM funciona con sprints que inician y finalizan, mientras que el KANBAN siempre tiene procesos en marcha.

Antes de iniciarse con una herramienta como esta, es bueno hacer una pequeño demo controlada para ver toda la potencialidad del software y también definir como vamos a utilizar es sistema. Si asentamos bien las bases, evitaremos futuras  sorpresas y le sacaremos el máximo provecho.

Ejemplo de tablero KANBAN con Post-its

Quizás un buen inicio es crear un tablero físico de KANBAN y durante una semana mediante post-its ir haciendo exactamente los mismos pasos que haríamos con TRELLO. Evidentemente TRELLO nos permite hacer muchas más cosas, pero haciéndolo este inicio en papel y compartido con el equipo nos preparará para usar TRELLO.


Si hay que resumir TRELLO, diríamos que es un gestor de tareas para trabajo colaborativo en tableros estilo KANBAN. La herramienta es INTUITIVA, COLABORATIVA, OPEN SOURCE (gratuita en buena parte), y FLEXIBLE.

Para acceder a TRELLO, los usuarios del equipo tienen que registrarse, y esa misma cuenta podrá servir para ser usado tanto en el ordenador del trabajo como en nuestro smartphone (Iphone, Android, Windows Phone, etc). Al ser una herramienta compatible con Google te puedes registrar solamente indicando tu cuenta de Google o bien logándose (usuario y contraseña)

(Para un primer post creo que es suficiente. En el próximo entraré más en profundidad en la herramienta. Espero vuestros comentarios!!)

Elogi del Viure. JOAN MARAGALL

Hace dos años cuando empecé a trabajar en mi actual empresa, mi predecesora en el puesto de Jefe de Personal me entrego la llave de su despacho. Un momento emocionante para alguien que había dedicado toda su vida profesional en lo que es una gran empresa familiar y centenaria. Los últimos 20 como Jefa de Personal y usando ese despacho que yo ahora ocupaba.

Pero este despacho ya había conocido a otros jefes de personal y los primeros días de ocuparlo vi algo en un cajón que me llamó mucho la atención: una plaquita metálica con un fragmento de un poema de Joan Maragall. 

Me dijeron que pertenecía a un jefe de personal de la casa, anterior a mi antecesora y me pareció interesante compartir con todos vosotros.

Ahora está encima de mi mesa en un lugar siempre a la vista. ;-)

Boomers, X Generation, Millenials y un Departamento de RRHH. ¿Estamos listos?

Overcoming the Challenges of Global Workforce Man…: http://youtu.be/_hByPqdxTjg

Best practice en RRHH: Google. Liane Hornsey (VP de Operaciones)

Podría parecer que el hecho de contratar al personal más talentoso y ser una de las empresas punteras a nivel mundial que ofrece múltiples beneficios sociales a sus empleados, sea suficiente para gestionar correctamente los equipos de trabajo. 

En esta ocasión la entrevista es para Liane Hornsey, VP de Operaciones de Google, y considerada por los lectores de HR Magazine en 2010 como unas de las 10 personas más influyentes en RRHH.

Por un lado Liane comenta que disponen de una plantilla de la que cerca de un 95% son personas con un alto potencial y talento, que se ven atraídos por a organización. No solo son talentosos sino colaborativos y creativos, que son valores necesarios para una organización como Google.

Gimnasios, lavanderías  salas de masajes, peluquería, son solo algunos de los beneficios sociales de los que disponen. En una ocasión Eric Schmidt (CEO de Google) dijo que "Seamos realistas: Los programadores quieren programar y no quieren hacer la colada. Por tanto hagásmole fácil las dos cosas"

Liane recuerda también como en 2005 a los trabajadores se les entrego una bicicleta Google a cada uno de ellos, ella dijo "Nosotros intentamos innovar no solo en tecnología para los usuarios sino también en beneficios para nuestros empleados"

Interesante también su explicación respecto a que ella cree firmemente que su éxito profesional va muy ligado al de los miembros de su equipo. En la linea de lo que se entiende por entornos colaborativos, con estructuras menos jerarquizadas o también denominadas "redaquías"

"Redarquia". Tendencia de futuro (y presente) en materia de Dirección de Personas

Os adjunto el artículo que publica el profesor Jose Ramón Pin del IESE y que desglosa las tendencias, yo hablaría de presente, de la Dirección de Personas.

Destacaría especialmente cuando se refiere al cambio de las jerarquía dentro de las organizaciones y el perfil de los managers, con organizaciones que aplanan sus estructuras y donde se valoran la colaboración de todos sus miembros. Los Directores de RRHH deben tomar conciencia, sino lo han hecho ya, de su cliente interno y del hecho que las generaciones de colaboradores tienen diferentes valores frente al trabajo. 

Todo pasa por un cambio: "La redarquía significa un nuevo orden basado en las relaciones de participación que surgen de manera espontánea entre personas con intereses parecidos"

Nuevas generaciones demandan un nuevo estilo de dirección que se basa en : "...participación, horizontalidad, transparencia, colaboración, creatividad, etc. ". No deberíamos confundir este cambio solo con las nuevas tecnologías sino lo que estas pueden aportar a los valores mencionados.

Clickar para ver artículo

Raimon Samso: "Los ricos no cambian su tiempo por dinero"

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Ideas muy esenciales  pero que en estos tiempos de confusión general va bien tener claros y que plantea Raimon Samso en un mini vídeo para La Vanguardia:

• Los ricos no cambian su tiempo por dinero. Venden conocimiento, pero no su tiempo.
• Los ricos saben que hay que tener varias fuentes de ingresos. Coleccionan y diversifican fuentes de ingresos.
• Quien no tiene mucho dinero relaciona, el dinero con sufrimiento. Los ricos vinculan pasión con riqueza. Por tanto hay que trabajar en aquello que nos apasiona.

De estas ideas me quedo con la ultima: Vincular pasión con trabajo, como medida higienica.

Programa enfocado IESE: La dirección de personas, un enfoque estratégico

En el 2007 tuve la suerte de participar en Madrid del programa enfocado  del IESE, "La dirección de personas, un enfoque estratégico".

Guardo buenos recuerdos, y mantengo buena amistad con los colegas con los que coincidí  Totalmente recomendado. Os adjunto un vídeo que recientemente ha colgado IESE del programa enfocado.

Speed Networking Talent en Barcelona Activa 30/12/11

Ayer miércoles participe en una experiencia realmente interesante, de la que os voy a dar algunas pinceladas para no desvelar todos los secretos (como bien se hace en el mundo de la magia).

• 50 participantes de los cuales 4 son recruiters de empresa.
• 1:30 minutos para presentarte a los 50 participantes
• Participantes de gran nivel (arquitectos, ingenieros, informáticos, ejecutivos comerciales...)
• Entrevistas cortas, pero bien estructuradas
• Se pide a los participantes que identifiquen al final a los recruiters si lo saben.

Una formula imaginativa, dinamizada por Rosaura Alastruey, y que por mi parte como uno de los topos de RRHH me ha resultado muy gratificante por que me ha permitido aprender y disfrutar de este acto como hacia tiempo no lo hacia en un evento de RRHH.

La sesión empezó a las 17:30 y finalizo a las 21:00 ,los "topos" aún marchamos más tarde) , y al finalizar tienes la sensación de haber hablado muchísimo y un poco cansado, pero de haber obtenido mucha información en un periodo de tiempo reducido. Los participantes increíbles, con sus discursos preparados de tal forma que condensaban en un minuto su información más relevante, y siendo muy imaginativos en sus exposiciones. Por mi parte me quedo con algunas presentaciones esplendidas de candidatos que bien podrían encajar perfectamente en los procesos que estoy gestionando actualmente.

Desde aquí destacar la labor que esta realizando Barcelona Activa Porta 22, aunque no descubro nada, y hacer un llamamiento a las empresas que esten realizando procesos de selección para que participen activamente con sus propuestas encaminadas a a inserción laboral.

Y como no destacar a Rosaura Alastruey una vez mas por contar conmigo y otros compañeros de RRHH, demostrando siempre un gran entusiasmo que consigue transmitir, como gran dinamizadora y experta en networking.

Que aprenda el INEM de la madre Encarna (o la fiche)

En tiempos de crisis, entre noticias pesimistas sobre la situación económica, da gusto ver que hay personas que desde su trabajo diario y constante, ayudan a otras personas.
La noticia que aparece hoy, es escueta y sólo nos informa que la madre Encarna hace 21 años que cada día ofrece 30 puestos de trabajo doméstico. También nos informa que con la crisis está desbordada por qué recibe 200 personas diarias en búsqueda de empleo.
Desconozco (y me gustaría conocer) cual es el índice de colocación del INEM o OTG en Catalunya, pero todo indica a que si en sus filas tuvieran a madres Encarnas, conseguirian mejores cifras.
También destacar la labor de mucha gente de la iglesia que con su trabajo constante, humilde y muchas veces desinteresado, mejora la sociedad en la que vivimos.
¿Conoceis más historias como la de madre Encarna?
http://www.lavanguardia.com/mobi/vida/20111129/54239527478/monja-ofrece-trabajo-en-barcelona.html

Anna Cardus: Ejemplo de superación y constancia en el mundo del baloncesto

Para los que de forma amateur hemos jugado al baloncesto, sabemos lo extraño que es encontrarse a una mujer de arbitro, y también lo duro que puede resultar ya que durante los partidos los árbitros están sometidos a una gran presión por parte de los jugadores, que llega a ser mayor que en el fútbol, por que las intervención del arbitro es mas constante y decisiva.

He de reconocer que de Anna Cardus, solo conocía que era una de las únicas (por no decir la única) mujer que arbitra en categorías profesionales en nuestro país, y poco más podía decir.

Esta mañana al leer la noticia en el periódico, me ha generado una gran curiosidad por saber de su trayectoria profesional como arbitro:

• Catalana de 41 años


• En el 1986 se inicia en el arbitraje


• En 1998 Liga EBA (se podría decir el 1er escalón profesional)


• En 2002 Liga ACB (el máximo nivel profesional español)


• En 2004 Campeonato del mundo femenino


• En 2006 Primer partido de liga europea

En definitiva un currículum digno de los mejores dentro del arbitraje del baloncesto.
Pero si esta evolución no parece suficiente (que ya os puedo decir que es increíble), Anna supero una grave lesión de rodilla en el 2007 que la dejo apartada de las canchas durante 6 meses. Este tipo de lesión en profesionales, puede ser determinante para su retirada por tratarse de un trabajo físico, pero consiguió superarlo y continuar arbitrando.

En mayo de este año, le diagnosticaron una grave dolencia (de la que la prensa no ha dado explicaciones) que le obligaba a estar en coma inducido durante 1 mes!! y otro mes ingresada y encamanda. Estos 2 meses hospitalizada en estado grave, le han significado una gran reducción de la masa muscular, y los médicos le recomendaban que como no se planteara volver a su trabajo hasta dentro de 1 año.

Anna,como buena luchadora que ha demostrado en toda su carrera, se propuso acortar estos tiempos con duras sesiones de gimnasio y ciclismo para recuperar el tono muscular y la capacidad de arbitrar durante los 40 intensos minutos del partido. Y lo ha conseguido!!!! Lo ha conseguido no sin antes pasar por un tribunal medico que le ha validado su vuelta a las canchas, sin que su salud se resintiera.


Hace 2 semanas a vuelto para arbitrar un partido ACB!


Toda mi admiración hacia Anna, que desde ahora seguiré con mucho mas interés su carrera como arbitro, por que es un verdadero ejemplo de superación y constancia del que todos deberíamos aprender.

Pd: Este no es el primer post en el que me refiero al mundo del baloncesto, y creo que no es coincidencia. Este deporte, para los que lo hemos practicado, transmite una serie de valores increíbles a los que lo practican entre los que destacaría: compañerismo, esfuerzo, sacrificio, constancia, y humildad

ADECCO = BALONCESTO

"Chapeau"!! Felicito a ADECCO por querer identificar su marca con el baloncesto. Han patrocinado un equipo de la liga ACB, la Federación Española de Baloncesto, y este año la liga nacional lleva el nombre de ADECCO.

El baloncesto es uno de los deportes que a mi modo de ver, mejor transmite los valores de la cultura del esfuerzo, compañerismo, la estrategia, y la humildad. Estos supongo que son los valores que quieres adoptar ADECCO con su patrocinio, y quiere que que su marca se alinie en esa dirección.

Tampoco quiero olvidarme de otra iniciativa en el mundo del deporte por parte de ADECCO, "tu futuro empieza hoy" centrandose en deportistas profesionales que se incorporan al mundo laboral.

Felicidades!

Steve Jobs y selección en Apple

“No tiene sentido contratar a personas inteligentes y después decirles lo que tienen que hacer. Nosotros contratamos a personas inteligentes para que nos digan qué tenemos que hacer”

Steve Jobs

Puedo estar conforme en un 50% con Steve Jobs. Cuando reclutas a un nuevo miembro, este debe adaptarse al nuevo equipo y seguir la linea de conocimiento que tantas otras personas han aportado con anterioridad. Pero también es cierto que se le debe pedir un grado de proactividad y de creatividad que permita hacer crecer al nuevo equipo en el que ha comenzado a formar parte

Google, Apple y Yahoo, "pacto de agresión" en materia de reclutamiento

Según The Washington Post, la justicia norteamericana esta investigando un supuesto pacto entre Google, Apple y Yahoo, por el cual pactaban no quitarse empleados entre ellos. Según parece esta práctica puede ser considerada en los EE.UU. como una práctica viola la libre competencia.


En mi opinión, puedo llegar a entender a los equipos de RRHH de estas grandes compañias, intentando proteger a sus técnicos estrella de la competencia. Mas cuando estos técnicos estrella, sus posibilidades de cambio pasan por otra gran compañía como las tres nombradas.

No me parece descabellado que estas empresas lleguen a este pacto de no agresión mutua, para conseguir amortizar el talento de estos técnicos un periodo mínimo de tiempo, para que logren dar los frutos de los proyectos en los que se encuentran trabajando. Me gustaría poder contrastar datos de antiguedad en el sector, para poder decir que un periodo no superior a 2 años en ningún caso puede ser fructífero para el buen desarrollo de proyectos, cuando hablamos de técnicos de gran nivel. Es imposible que estos lleguen a involucrarse plenamente en el proyecto asignado.

Si finalmente estas empresas se ven penalizadas por esta practica, propondría que las retribuciones variables (elevadas en estos técnicos estrella) vayan relacionadas en parte con la antiguedad (no siendo el único factor variable) ya que este factor ira muy ligado con el buen desarrollo y la implicación en los proyectos de la empresa.