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martes, 1 de noviembre de 2016

Cómo usar firma electrónica en formularios de RRHH: Ventajas y ejemplos

Os habéis parado a pensar los muchos formularios de RRHH que deben cumplimentarse en un proceso de onboarding al efecto de cubrir con requerimientos legales o de procedimiento interno de la organización. 
Muchos de estos requieren aún un formulario papel con la firma del trabajador y por lo tanto un archivo físico, por si algún día fuera necesario mostrar a un auditor o manager de la organización.

Os relaciono alguno de ellos (seguro que vosotros podéis añadir alguno más):
  • Formación/Información en materia de Prevención de Riesgos Laborales.
  • Información de caracter fiscal (IRPF Declaración jurada situación familiar)
  • Información en materia de LOPD (Ley de Protección de Datos)
  • Revisión médica.
  • Entrega de EPIs (equipos de primera intervención)
  • Asistencia a formación, y seguimiento Fundación Tripartita (Subvención trabajadores)
  • Etc.
Como veréis no incorporo el Contrato de Trabajo, por que considero (por ahora) que es el único documento que mantendría en formato papel. Pero todo llegará.

Existe una solución web que permite realizar este tipo de formularios de forma segura y archivar estas "firmas" de forma ordenada y sencilla para su fácil gestión posterior en bases de datos. Esto evita tener que gestionar grandes archivos físicos y la perdida de tiempo de encontrarlos y mantenerlos a disposición.

La solución es integrar JOTFORM con DOCUSIGN. Es decir, que Jotform dentro de su formulario ha creado un widget que integra Docusign de forma gratuita para sus usuarios. Esto le da mucha potencia a sus formularios integrando una aplicación ya ampliamente conocida y operativa.
Os adjunto un vídeo sobre la integración:


sábado, 15 de octubre de 2016

Cómo crear formularios de RRHH que optimizan procesos y eliminan emails/papel

Llevo ya unos meses pensado y desarrollando con herramientas (casi gratuitas) una intranet para un departamento de RRHH  que dé cobertura al cliente interno y que permita interaccionar y gestionar la información, sin tener que pasar por los dichosos emails o documentación física.

Uno de los aspectos que quería mejorar con respecto a soluciones anteriores era conseguir que el formulario admitiera ficheros adjuntos y que estos estuvieran vinculados al formulario, para un posterior archivo automatizado de forma predeterminada.

Esto que puede parecer tan sencillo, hace que tenga que replantearse de 0 las principales interacciones del departamento de RRHH, en las cuales podemos llegar a dedicar mucho tiempo leyendo los emails, respondiéndonos y reubicando los ficheros adjuntos en las carpetas correspondientes. O incluso en imprimir estos ficheros adjuntos para archivarlos en expedientes físicos. 

Pongamos un ejemplo: Incorporación de un nuevo empleado. Solicitud de documentación de entrada para dar de alta en SS, Contrato y Otra documentación de Expediente.




  • Antes: O bien el propio candidato traía la documentación física a RRHH o lo más habitual en los último años, la enviaba por email.
  • Ahora : Con el formulario que he desarrollado, enviamos al candidato un link y que al abrirse le dirije a un formulario web donde le va pidiendo toda la documentación y de forma predeterminada. De aquí se genera una carpeta en Google Drive (o donde quiera)  con toda la información sin que nadie tenga que hacer ningún otro movimiento.

  • ¿Por qué no aprovechar que el candidato está recopilando esta información, para que éste la cumplimente de una forma concreta? 
  • ¿Puedo compartir esta información al mismo momento con las diferentes personas que intervienen en el proceso?
Empecé a probar los formularios de Google Drive y pronto vi que necesitaba que éstos tuvieran la opción de adjuntar documentos. Después de probar diferentes opciones, me quedé con la aplicación JOTFORM. Tiene un coste de casi 10€ mensuales, pero esto te da derecho a almacenar ficheros que recibimos en su nube. Dado que es una herramienta online que me permite sin conocimientos de programación diseñar formularios con infinidad de herramientas y diseños, acabé por decantarme por esta opción pese al coste.


Entre las ventajas que ofrece esta herramienta, además de la ya citada de permitir el envío de documentación, encontramos las siguientes:

  • Widgets: Se van añadiendo nuevos widgets que puedes utilizar en tus formularios. Cada vez resultan más interesantes. (los widgets son pequeños progamas que podemos integrar en nuestro formulario).
  • Integraciones: La herramienta se integra con otros sistemas, dándole mucha potencia y posibilidades. Por ejemplo, el caso más evidente es la integracion con Google Drive pero también con Salesforce, Facebook, Paypal, Dropbox, Microsoft Outlook, Twitter, Docusign, etc...
  • Visibilidad en Moviles y App : Los formularios son totalmente compatibles con terminales moviles, por lo que sin hacer nada, los mismos formularios que has diseñado en Pc se ven perfectos en en cualquier móvil. También dispone de aplicación móvil gratuita tanto en Android como IOS para gestionar los formularios.
  • Servidores: Toda la información recogida se almacena en servidores de Jotform pero para mayor seguridad, puedes diseñar los formularios para automatizar el archivo de la información en otros lugares (por ejemplo en Google Drive o Dropbox).
  • Permite hacer Worflows y automatizar procesos:  Permite hacer formularios donde en función de las respuestas, se vayan presentando otras alternativas. O bien que en función de las respuestas, se envíe un email a una persona determinada previamente.
  • Pasarela de pago por el formulario: No es mi caso, pero considero esta herramienta una opción muy potente. Permite el uso de diferentes herramientas seguras como sería Paypal.
  • Analítica: Tampoco es mi caso, pero existen diferentes opciones de hacer un seguimiento de las respuestas de los formularios en función de diferentes parámetros que nos permiten sacar conclusiones.




El ejemplo que os he mostrado es el formulario más simple que he llegado a diseñar, pero quizás uno de los más prácticos. A fecha de hoy, ya tengo diseñados para mi intranet los siguientes modelos de formularios:

  • Envío de partes médicos de baja, alta, confirmación:
    • Los trabajadores en España disponen de 3 días (depende del caso) para entregar a su empresa el parte de baja. Muchas veces se encuentran en casa sin poder hacer llegar el documento. Ahora solamente con su móvil pueden hacer una foto y enviar con un formulario el documento.
  • Notas de gastos:
    • Un formulario que permita adjuntar los tiquets de los gastos de desplazamiento, es muy útil para disponer de toda la documentación de forma ordenada, incluso hacer ya precálculos y enviar email a las personas implicadas.
  • Solicitud de vacaciones, permisos, etc:
    • Con objeto de conseguir que cada responsable de equipos pueda gestionar a su equipo al mismo tiempo que RRHH recibe la información, este sistema permite marcar una pauta en materia de permisos.
  • Firmas de documentación (información legal PRL, LOPD, Asistencia a cursos, Calidad, Laboral):
    • Me permite disponer de un repositorio ordenado de las firmas de trabajadores, de tal forma que esté siempre disponible ante cualquier auditoría. Las firmas se pueden conseguir fácilmente mediante una tableta. El sistema de firmas da validez legal a las firmas (Docusign).
  • Evaluación del Desempeño: 
    • Mediante un formulario que contiene una matriz de mérito, se puede recibir imput por parte de los responsables de equipos. También puede enviar al propio interesado un email informativo y proponer que de sus opiniones De esta manera de cierra el circulo de forma automática. 
  • Etc

Os adjunto algunos pantallazos de ejemplo:




¿Algún colega de RRHH quiere compartir ideas conmigo sobre nuevos formularios que puedan generarse y generar valor añadido? Dejad vuestros comentarios y estamos en contacto.


sábado, 23 de enero de 2016

TRUCO LinkedIn: Como responder una invitación antes de confirmarla

Hace algunos meses LinkedIn realizó algunos cambios en su plataforma que mejoraban nuestra experiencia de usuario, pero en concreto una de las opciones que en mi caso más utilizaba dejo de funcionar: Responder una invitación antes de confirmarla.

Por contra de lo que he escuchado de algún especialista en LinkedIn que da muchas conferencias de la materia y recomienda aceptar TODO por aquello de las oportunidades que pierdes si no lo haces, yo no acepto a cualquier contacto en LinkedIn. Por varios motivos:

  • Quien quiera un contacto se lo tiene que "currar" un poquito: Es decir, no me da muy buena imagen, aquel contacto que envía la solicitud con la frase por defecto de LinkedIn: "Me gustaría añadirte a mi red profesional en LinkedIn.". Por desgracia es la inmensa mayoría y cuesta muy poco redactar 2 lineas un poco originales. No pido mucho . ¿No creéis?
  • Si acepto a todo ser humano, sin mas criterio, esto sera ingestionable: Aceptar a todos los que envían solicitud sin tener ningún vinculo profesional o de cualquier tipo, hace que se genere un monstruo de base datos, perdiendo el valor de los contactos en si mismos. Quizás aquí una solución es una solución de pago como etiquetar por áreas. Pero de esto ya hablare en otro post que tengo un truco gratis.
  • Quiero saber cual es el interés, que hace enviar a esta persona la solicitud: Decidme curioso pero yo quiero saberlo. En muchas ocasiones hay quien envía estas solicitudes de forma masiva solo con el objeto de engrandar sin mas el numero de contactos de su cuenta, que si bien esto generara mas enlaces con otras personas, estos enlaces son de poco valor añadido.
  • Que las ramas me dejen ver el bosque o mejor dicho que los contactos me dejen ver el networking correcto: No puedo tener un jardín sin podar, donde me crecen las plantas que me tapen las plantas principales y que cuando quiera acceder a ellas me dificulte el trabajo.
  • La evidencia de que muchas de estas solicitudes no tienen valor, es que cuando les consigues enviar un email antes de aceptarlos, por mi experiencia no mas del 50% por ciento se digna a contestar ni siquiera una linea. Por tanto en mi opinión si esta persona no esta dispuesta a tener feedback, no merece estar en mi lista de contactos de una red de contactos que justamente pretende ese feedback.

Expuestos los motivos, paso a explicar paso a paso el truco para contestar:

1.- Vamos al header de la web a comprobar las nuevas invitaciones: En mi caso como podéis ver tengo pendientes 900!! solicitudes, que se han quedado en el limbo de LinkedIn. En la mayoría de casos el motivo no es otro que a mi email previo a la aprobación no responden, por lo que según mi criterio no los acepto. 
Estas invitaciones me darían mucha mas visibilidad y conexión a otros contactos, pero como comenté antes, no es mi intención, sino tener contactos de calidad, pese a que en algún momento de debilidad he aceptado a mucha gente que quizás ahora no aceptaría.



2.-Ir al correo electrónico que tenemos vinculada la cuenta de LinkedIn: Ahora solo es posible ver el mensaje del solicitante por esta vía. (O al menos yo no se ver el mensaje.)

3.- Entramos en el perfil de la persona que nos solicita el contacto para comprobar:
En este caso que os muestro se trata de una persona 3er nivel de contacto, lo que significa que no es de mi entorno profesional casi seguro. Por otro lado es de China, y leyendo el perfil no tengo ni la mas remota idea de por que envía una solicitud. En este caso ni siquiera enviaría un email para obtener feedback, por que si esta persona quisiera algo concreto lo hubiera escrito en el email de solicitud.












4.- En la pagina de invitaciones pendientes, ir a la invitación en concreto: En la ventanita correspondiente a la invitación, en la parte superior izquierda aparece un pequeño icono en forma de globo de conversación con unas comillas. Si clickas aquí puedes acceder a una especie de chat en el que conversar con el solicitante. Este recibirá un email tuyo cada vez que escribas un mensaje en esta especie de chat.
Al clickar aparece una pequeña ventana con el mensaje que puso el solicitante. El texto más común es el "Me gustaría añadirte a mi red profesional en LinkedIn." que tanto odio por otra parte ( se lo podrían currar un poquito, no? :-)
Para responder lo único que hay que hacer ahora es clickar en la flecha que encuentras en la parte superior derecha de esta ventana.











5.- Al hacerlo aparece una página de conversación con el solicitante donde podemos escribir nuestro mensaje SIN APROBAR PREVIAMENTE EL CONTACTO (APLAUSOS!!)
El mensaje standard que envío es algo como esto:
FULANITO , gracias por la invitación a conectar en Linkedin. ¿Nos conocemos? No recuerdo haber coincidido antes. Saludos, Juan Antonio



Espero que os sea útil el TIP, a cambio solo os pido una cosa... me gustaría conocer vuestra experiencia en este sentido y como gestionáis vosotros vuestros contactos enLinkedIn

martes, 31 de marzo de 2015

Fama " La fama cuesta ...quiero veros sudar" Vs Efecto Pequeño Nicolas

En los tiempos que corren, y después de algunos años de crisis,  en el país del Lazarillo de Tormes, resurgen los "espabilaos" y la picaresca mas castiza. 
Solo hay que ver los periódicos y ver las aventuras de este chiquillo de 20 años que conseguía hacerse pasar por un agente del CNI o incluso acceder al besamanos con los reyes, con una facilidad pasmosa, solo haciéndose valer de su labia.

Pero lo mas preocupante es que esto es solo la punta del iceberg. Si este chico ha conseguido acceder a lo mas granado de la sociedad española,  quien me dice que no pueda engañar en un proceso de selección en una buena empresa.
Desde ya hace algunos años (anterior a la actual crisis) que no veía como la gente miente tanto en sus Cv, o perfil de LinkedIn con titulaciones ficticias,  que ni se dignan a falsificar ni aportar en un procesos de selección.  Desde RRHH se debe volver en este sentido a ser estricto en el chequeo de los Cvs y a pedir referencias de los candidatos. Muchas veces deslumbrados por el efecto de Halo y por el éxito rápido de haber creído encontrar el "mirlo blanco", muchos reclutadores se dejan deslumbrar por simples lentejuelas de mercadillo.
En cualquier ámbito profesional abundan dudosos profesionales de igual dudosa procedencia.

Alguno podría decir que la vida es corta y hay que sacar el máximo beneficio de ella, y aquello de que "el fin justifica los medios" y que mas vale "pelotazo"en mano. Pero si nos fijamos bien, este tipo de colectivos que pretenden el éxito inmediato a cualquier precio, producen daños colaterales a su entorno, y eso es lo que no puede permitirse.
Alguien que crece lenta pero constantemente, suele ser respetuoso con su entorno, y en vez de causar daños colaterales, hace mejor al colectivo.

Deberían de volver a emitir una serie de los años 80, que ya en su capitulo inicial dejo huella a muchos (ya no tan jóvenes) con esta frase "La fama cuesta...quiero veros sudar" . Este mensaje debería calar más en la sociedad actual, habida de pelotazos y éxito fácil :


domingo, 29 de marzo de 2015

HITACHI: Kaizen, Deporte, orgullo de pertenencia. 100 años de PANG PONG




En HITACHI el deporte es una vía más de unir a sus equipos y de conseguir la cohesión tan necesaria en sus proyectos. Esta filosofía esta integrada en su ADN, y es algo que se puede observar en cualquier planta de producción de la compañía. 

Los equipos multidisciplinares se reúnen a diario, en sesiones de trabajo efectivo, donde profesionales de diferentes departamentos se coordinan perfectamente para conseguir objetivos globales bajo la filosofía Kaizen (mejora continua). Existe armonía entre los miembros de los equipos, los procesos "fluyen" bajo los paneles "Kanban" y el éxito de los proyectos siempre es celebrado conjuntamente, nunca a nivel individual.

El orgullo de pertenencia al grupo es elevado, y por lo general hay un distendido ambiente de trabajo. Es habitual ver a los trabajadores después de una larga jornada de trabajo, tomando una cerveza en las tabernas japonesas (izakayas), compartiendo las experiencias del día. 

Pero hoy quería hablar de algo que me ha sorprendido bastante, y es conocer que en alguna plantas industriales de HITACHI desde hace 100 años se practica un deporte, que es originario de la misma empresa: el PANG PONG.

Dado que el deporte es cultura, este ejemplo como una empresa a través del tiempo crea cultura gracias al día a día de todos sus miembros, y que ahora se sienten orgullosos de mostrar y compartir.

En España, HITACHI Air Conditioning ha querido también mostrar que sus valores están unidos a los del deporte con una campaña como la que adjunto a continuación: 


Muchos de los valores que se transmiten en estos colectivos a ojos occidentales pueden ser un poco chocantes, pero creo firmemente que los equipos de trabajo (empresas) si quieren alcanzar la excelencia deben adentrarse en las técnicas de LEAN (manufacturing) y/o Metodologías AGILEs. El punto de partida básico en ambos sistemas es sin duda : LA COLABORACIÓN (sincera) de todos sus miembros.

Pero .... eso será objeto de otro post. Gracias!


domingo, 15 de marzo de 2015

"Pomodoro Challenge": Herramienta optimización del tiempo de trabajo. (free para móviles y tabletas)



¿Quién no conoce el método Pomodoro? 
Es un método archiconocido que permite administrar nuestro tiempo de trabajo, de forma que podamos optimizarlo e identificar donde podemos tener desviaciones o interferencias.

Resumiendo os puedo decir que se trata de conseguir momentos de calidad en el trabajo, que constan de periodos de 25 minutos, una vez finalizados, genera una pequeña recompensa en forma de pequeños descansos. Puede parecer algo sencillo, pero hoy en día las interrupciones son constantes en el trabajo (llamadas, emails, móbil,etc). Si haces el ejercicio veras lo complejo que resulta obtener por ejemplo 5 horas completas de Pomodoros, es decir horas puras destinadas a trabajo.

No me extenderé mucho con el sistema en si mismo, pero si que hay que destacar que NO es un sistema novedoso precisamente por que proviene de los años 80, y por las eternas discusiones respecto si es un método destinado a profesiones que requieran un menor trato con otras personas o bien si es aplicable para profesionales con mas interacción social como por ejemplo profesionales de RRHH.  (Tu que opinas? di tu opinión en comentarios del post y lo comentamos).

Aquí tenéis el link de wikipedia y la web oficial de Pomodoro. Os adjunto el vídeo que creo puede ser muy instructivo sobre los principios de la técnica Pomodoro.



Os dejo una APP que podéis encontrar en la Google Store de vuestro móbil o tableta (aquí os dejo link)  y que es una de las muchísimas aplicaciones sobre este sistema Pomodoro que podéis encontrar.



A mi me ha resultado interesante por varios motivos:

  • Sencillez de uso.
  • "User friendly"
  • Un diseño atractivo. Destacar este look&feel "soviético"
  • Permite observar a que tareas destinas mas Pomodoros en un periodo.
  • Permite ver gráficamente las horas destinadas a trabaja efectivo.
  • Te anima con mensajes a continuar con el sistema.
  • Es gratuito. aunque existe limitación en cuanto al numero de proyectos que puedes analizar.

Llevo un mes utilizándolo y ciertamente, observo una mejora en la sensación de productividad de las tareas y proyectos, a la vez que una sensación de haber optimizado el tiempo disponible.

Probarlo y lo comentamos.... ;-)


sábado, 18 de octubre de 2014

¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (3a parte)

(Este post tiene 2 capítulos anteriores, si quieres accedes al primero clicka aquí, y si quieres acceder al segundo,clicka aquí)


Ya tenemos a todo el equipo con su usuario de TRELLO, también hemos practicado con un tablero físico, y entendemos la filosofía de la metodología aplicada a nuestra forma de trabajar, por tanto ahora toca ponerse manos a la obra.

Realmente TRELLO es muy intuitivo y necesita poca formación, lo que si que se necesita es una manera de hacer, de todo el equipo para que no se desvíe la herramienta. Una de las cosas más importantes por ejemplo son:



  • Definir claramente los títulos de las tarjetas (habitaciones) 
  • Mantenimiento ("Limpieza") del tablero de forma periodica.
  • Identificar quien si y quien no debe estar suscrito a una tarjeta.
  • Etc.
Respecto a los ficheros adjuntos en TRELLO, comentar que permite adjuntar documentos que se encuentren en la nube como en Google Drive, Dropbox o otros. Es importante que estos ficheros adjuntos, se encuentren alojados en la nube, y con unos nombres que nos permitan identificarlos claramente. Esto es así por que estamos usando una herramienta open source (gratuita en buena parte) y no sabemos si puede ocurrir un incidente que provoque la perdida de nuestros datos. 
Lo que quedará en las tarjetas es un vinculo de acceso de estos ficheros alojados en la nube, para mayor seguridad.



Los Power-ups son herramientas propias de TRELLO muy útiles, por que nos permiten ver todas las tarjetas del tablero en forma de calendario, o bien hacer encuestas dentro de una tarjeta o (curioso pero efectivo) envejecer las tarjetas que más tiempo hace que están en el tablero ayudando así a su limpieza. Podéis encontrar estas utilidades en el menú derecho del tablero.
Respecto al voto, es interesante cuando tenemos que tomar una decisión en equipo sobre alguna tarea. Agiliza el proceso y permite democratizar y no paralizar el flujo de trabajo.
El calendario resulta util en tableros con infinidad de deadlines, y en forma calendario es más visual. Creo que en próximas actualizaciones podrán añadir utilidades como Diagramas de Gantt o bien gráficas Burndown (ya hablaremos de ellas cuando trate la metodologia SCRUM en un próximo post)


El propio TRELLO permite hacer copias de seguridad de nuestros tableros, pero desconozco hacia que otras aplicaciones podrían trasladarse estos ficheros copiados en versión TRELLO. Cuanto menos disponemos de esta opción como seguridad.

Interesante la opción de disponer de la versión mobil de TRELLO. Puedo decir después de usarla algo más de un año que es una herramienta muy usable, que es algo de agredecer cuando se trata de un mobil. En pocos pasos accedemos a nuestros tableros y tareas y podemos ver facilmente las novedades que se han producido y como nos afectan. La app la podemos encontrar tanto en Android como en version IOs (Iphone). Para los mas geeks existe la versión para reloj android, pero debéis disponer de un reloj con tecnología Android Wear (por ejemplo un sony smartwatch 2 no funciona)






Si lo que queremos es reportar sobre la evolución de cada unade las tarjetas de un tablero existen herramientas que podran servir para plasmar de un vistazo el tiempo dedicado en cada una de ellas.
Estamos hablando por ejemplo de Chartbreeze. Pagina web de pago pero de muy buenos resultados. Otra herramienta pero aún en fase beta es Chartsfortrello que permite graficas similares y sin coste.

Otra opción que tenemos es incluir iconos emojis , siempre utiles para expresar aquello que es complicado en palabras y dar un toque más simpático a nuestros mensajes. Para ello podemos utilzar esta web http://www.emoji-cheat-sheet.com/ . Solo hay que clickar en el apartado de TRELLO, copiar el icono emoji que queremos y aparecerá en nuestra tarjeta.

(En el proximo post y ultimo tratare de cerrar otros aspectos del uso de TRELLO esta vez centrandose en el ambito de los RRHH)