¿Cómo usar TRELLO en un equipo de RRHH? (1a parte)

Antes de entrar en materia, me gustaría dar cuatro pinceladas sobre que es un sistema KANBAN y de donde proviene por que ayudara a entender mejor a TRELLO.

KANBAN como podéis deducir es una palabra que proviene del japones (KAN visual BAN tablero o sello). Concretamente este sistema es un sistema del JIT, que quizás conozcáis mas por Just in Time.

Si hay que resumir de forma sintética, diría que se trata de conseguir que el proceso de fabricación fluya, y que pueda identificarse gráficamente donde se encuentra. EL JIT también se conoce por método Toyota y si bien se empezó a utilizar de forma masiva después de la segunda guerra mundial en Japón, sistemas similares ya se utilizaban la industria japonesa de principios del siglo pasado.

Después de trabajar en RRHH durante 5 años en una planta japonesa, otros 5 años en una empresa del sector de la automoción y otros 5 en una empresa de internet (con metodología SCRUM del que otro día hablare), poder disponer de forma gratuita de este software es un verdadero lujo, no solo por el método KANBAN en si, sino por que creo que aporta otras funcionalidades que pasare a detallaros. 

Antes de comenzar a usar TRELLO nos deberíamos hacer algunas preguntas previas:

¿Cómo hoy nos comunicamos y observamos el flujo de evolución de un proyectos?

¿Qué pretendemos mejorar en nuestro proceso de de trabajo en equipo?

Definir nuestro Plan de Acción como equipo: Proyectos definidos, responsables, plazos de entrega, etc.

¿Qué herramientas utilizamos hoy, para el seguimiento de los proyectos en equipo? ¿Reuniones, emails, software?

Por si mismo TRELLO no nos va a solucionar nuestros problemas de forma mágica, y quizás no sea la herramienta que necesitamos en función de nuestras características como equipo. Para mi la gran ventaja (y que veréis que repito en varias ocasiones), es sin duda, el reducir o casi eliminar cientos de emails para la gestión de equipos. Utilizamos los emails como gestión documental y después perdemos mucho tiempo en recuperar e hilvanar todas las comunicaciones, sin tener una visión global.

Nada sustituye las reuniones efectivas de seguimiento de los proyectos (ojo digo efectivas) . Herramientas como TRELLO, permiten agilizar el proceso y tener a todo el equipo alineado.

Espero sepan perdonarme mis ex colegas desarrolladores y scrum-masters de proyectos de ATRAPALO, pero la diferencia que aprecio entre un SCRUM y un método KANBAN es básicamente que el SCRUM funciona con sprints que inician y finalizan, mientras que el KANBAN siempre tiene procesos en marcha.

Antes de iniciarse con una herramienta como esta, es bueno hacer una pequeño demo controlada para ver toda la potencialidad del software y también definir como vamos a utilizar es sistema. Si asentamos bien las bases, evitaremos futuras  sorpresas y le sacaremos el máximo provecho.

Ejemplo de tablero KANBAN con Post-its

Quizás un buen inicio es crear un tablero físico de KANBAN y durante una semana mediante post-its ir haciendo exactamente los mismos pasos que haríamos con TRELLO. Evidentemente TRELLO nos permite hacer muchas más cosas, pero haciéndolo este inicio en papel y compartido con el equipo nos preparará para usar TRELLO.


Si hay que resumir TRELLO, diríamos que es un gestor de tareas para trabajo colaborativo en tableros estilo KANBAN. La herramienta es INTUITIVA, COLABORATIVA, OPEN SOURCE (gratuita en buena parte), y FLEXIBLE.

Para acceder a TRELLO, los usuarios del equipo tienen que registrarse, y esa misma cuenta podrá servir para ser usado tanto en el ordenador del trabajo como en nuestro smartphone (Iphone, Android, Windows Phone, etc). Al ser una herramienta compatible con Google te puedes registrar solamente indicando tu cuenta de Google o bien logándose (usuario y contraseña)

(Para un primer post creo que es suficiente. En el próximo entraré más en profundidad en la herramienta. Espero vuestros comentarios!!)